2022.3.31 (Thu)

自治体を悩ませる業務課題とは(第8回)

自治体BCP対策が重要なのはわかっているが、人手が足りない。どうする?

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 オミクロン株の拡大や、台風や巨大地震といった自然災害に対応するため、BCP(事業継続計画)の強化を考えているものの、普段の業務が忙しく、実際にBCPの準備までは手が回りにくい自治体は少なくないでしょう。しかし、対処法は存在します。

 

自然災害の被害は、事前のBCP対策である程度は抑えられる

 オミクロン株による新型コロナウイルスの感染者が急拡大し始めた2022年1月13日、岸田文雄首相は囲み取材にて「社会機能の維持が困難にならないような工夫が必要」「いわゆるBCPの準備を呼びかけることもしなければならない」と語りました。

 岸田首相はさらに、1月17日の施政方針演説でも「感染を抑えるためだけでなく、BCP計画遂行、社会活動維持のために、テレワークを積極的に活用していただくようお願いいたします」と発言。繰り返し、「BCP」の必要性について訴えています。

 首相がこのように折に触れてBCPについて発言している背景には、オミクロン株の拡大だけでなく、豪雨災害や南海トラフ地震など、さまざまな災害が起こる可能性が高まっているためと考えられます。

 BCPをあらかじめ定めておけば、大きな災害が発生した際に、手早く職員の安否を確認したり、最短の手順で自治体が果たすべき役割を再開することができます。たとえば「最大で19万人超の死者が出る」と予測されている日本海溝・千鳥海溝の地震の場合でも、事前に防災計画を策定して遵守すれば、「8割ほど死者を減らすことができる」(内閣府防災会議)という予測も出されています。

BCP対策をしたくても、普段の仕事が忙しい

 一方で、「BCPの見直しがなかなか進まない」「見直したいと思っているが、なかなか着手できない」と頭を悩ませている自治体も多いかもしれません。

 多くの自治体では現在、政府が定めたデジタル・ガバメントに則り「行政のデジタル化」に取り組んでいます。これに加えて、教育のICT化を目指すギガスクール構想や、新型コロナウイルス感染症に伴うワクチンへの対応なども並行して進めており、すでに稼働が逼迫しているケースもあるでしょう。

 なんとか着手したとしても、関係部署へのヒアリングや調査、情報の整理、施策の立案と周知などやるべきことが多く、「既にベースとなるBCPはあるのだから急がなくても……」と、BCPの優先順位が下がってしまう事態に陥ることも考えられます。

リソースが足りないなら「BPO」という方法がある

 しかし、災害はいつ起こるのかわかりません。職員のリソースが足りないのであれば、BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)を活用することで、万が一の時に備えBCPを進めていくべきでしょう。

 BPOとは、業務のプロセスをまるごと知見のある外部業者に委託することです。知見やノウハウ、十分な設備を持った専門業者に業務を委託するため、発注から体制構築までスピーディーに行える点が特徴です。

 BPOによって委託できる業務は、コールセンター業務、ITサポート業務(組織内のデジタル機器に関するヘルプデスク対応や故障対応、機材の管理など)、文書管理支援業務、事務局業務など、多岐に渡ります。電話代行だけ、Webサイトの制作だけといった“部分”を委託するのではなく、コールセンター業務全体や、Webサイトの企画・制作・構築・運用業務など、プロセス全体を委託する仕組みです。

 これらをうまく活用すれば、社内・庁内のリソースを大幅に確保することが可能となり、BCPの見直しや高度なデジタル戦略の立案など、本来やらなければいけない業務に時間を割くことができるようになります。

 “もしも”の備えは、”いつも”の蓄積でつくられるものです。平時にこそBPOを活用することで、BCPの策定をはじめとする企画戦略の業務に注力することをおすすめします。

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