2022.3.31 (Thu)

自治体を悩ませる業務課題とは(第6回)

すでにペーパーレス化した自治体は、何をどう変えたのか?

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 自治体のペーパーレス化をスムーズに行うためには、導入や運用のサポートとなる外部のサービスをうまく利用することがポイントです。たとえば、どの資料からどのようなフォーマットで電子化するのかといったことを文書管理コンサルタント(以下、文書管理コンサル)に任せたり、紙資料をスキャンした後のデータを管理する文書管理システムなどです。自治体での実際の導入事例とともに紹介します。

ペーパーレス化にあたって、どのようなサービスを利用すべきか?

 自治体がスムーズにペーパーレス化を進め、メリットを享受するためには、導入や運用のサポートとなる外部のサービスをうまく利用することが重要です。たとえば、専門家による文書管理コンサルによるサポートを受けるというのも一つの方法です。

 文書管理コンサルは、予算や納期を踏まえながらペーパーレス化を効率良く進めるための存在です。専門的な知識やノウハウをベースに、電子化の優先順位の提示、文書管理に欠かせないルール作成支援、既存文書の仕分け、電子化した文書のフォーマット作成、ペーパーレス化に向けた職員の意識改革や研修の代行なども行います。

 ペーパーレス化にあたっては、膨大な量の紙をスキャンした後の電子化データを効率的に管理・運用することが不可欠となります。それらを手動で行うのは困難なため、文書管理システムを活用する必要があります。

 文書管理システムを導入することで、文書をファイルごとにわかりやすく管理でき、探したい文書を簡単に検索できるようになります。さらに、アクセス権限やファイルの暗号化機能でセキュリティを強化したり、電子決裁機能で起案から回覧、押印、ファイリングまでトータルで管理することにも対応します。

すでに紙資料のペーパーレス化を行った自治体がある

 実際にいくつかの自治体では、こうしたサービスを用いることでペーパーレス化に成功しています。

 ある県庁では、毎年段ボール2000箱以上もの公文書が書庫に運び込まれ、保管・破棄までのサイクルでかなりのコストがかかっていました。そこで、文書管理システムを導入。書庫に持ち込まれる文書を削減でき、併せて電子化に対する庁内の意識改革も行ったことで、決裁のほとんどをペーパーレスで行っているといいます。

 ある市役所では、ワードやエクセルなどでつくった電子データを印刷し、公文書を作成していましたが、印刷した紙の書類が書庫を圧迫するという課題を抱えていました。

 そこで同市役所では文書管理システムを導入し、紙の資料を削減に成功しました。さらに、電子決裁も導入。コロナ禍の影響で、密を避けるためいくつかの庁舎で業務を行う分散勤務を実施したものの、特に問題なく運用できているといいます。

会議のペーパーレス化でコストが削減できる

 庁内のペーパーレス化は、会議や窓口業務の効率化にもつながります。

 九州のある市では、議会のペーパーレス化のために、タブレット端末を活用。会議資料、議員と事務局間のやりとり、会議録、スケジュールなどを、紙にまとめるのではなくタブレットで管理することで、年間経費を大幅に削減。会議の準備にかかる労力も減らせたそうです。

 東北地方のある市では、タッチディスプレイが使えるデバイスを導入し、ペーパーレスの会議を行っています。1年で会議資料の紙が1万枚以上削減できたうえ、資料作成の時間も短縮できました。日ごろからスマートフォンの操作に慣れている職員が多く、スムーズに導入できたといいます。

 資料はすべてサーバー上に保管されていますが、セキュリティ面でも万全を期すため、閲覧にはアクセス権が必要で、かつ一定期間を過ぎると削除するルールも設定されています。

 北陸のある市では、住民の異動受付の申請を電子化。転出証明書を窓口に持参するだけで、転入届なしで手続きできるようになりました。さらに、マイナンバーカードの住所変更など、転入に伴う手続きについても、必要な申請書の住所・氏名を記入せずに行えるようになりました。手続きにかかる時間が短縮でき、職員も書類の確認作業を軽減できました。

 ペーパーレス化によって、職員の負担軽減、コスト削減、書類管理が簡便になり、さらには市民サービスの質の向上につながるため、その恩恵は計り知れません。まだペーパーレス化を進めていない自治体は、まずは検討することからスタートしてみてはいかがでしょうか。

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