2022.3.31 (Thu)

自治体を悩ませる業務課題とは(第5回)

自治体のペーパーレス化は、文書コンサルで上手くいく

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 企業だけでなく自治体においても、ペーパーレス化を進める動きが出てきています。しかし、「ペーパーレス化に着手したものの、書類が多すぎて思うように進まない」「電子化した文書を、うまく活用できていない」など、ペーパーレス化のメリットを十分に享受できないケースもあります。本記事では、ペーパーレス化を進めるときのありがちな課題とその解決方法を紹介します。

「ペーパーレス化」で、かえって使いづらくなるケースもある

 紙文化である自治体では、これまでの蓄積された文書が膨大な量となり、管理に手を焼いているかもしれません。ペーパーレス化への検討や実際に着手を始めている自治体もあるかもしれません。

 とはいえ、慌ててペーパーレス化に取り組んでしまい、かえって仕事がしづらくなってしまうケースもあります。たとえば、電子化した文書が紙よりも読みづらくなった、システムとうまく連携できない、費用が予定よりも高額になった、似たような名前のファイルがあり混乱が生じた、ファイルの拡張子が古くPCで使用できないといったことです。

 せっかくペーパーレス化に取り組んでも、業務の効率が上がらなければ本末転倒です。そのため、ペーパーレス化をスタートする前には、現行の紙の書類をどのようにデジタル化するのか、それらをどう管理して活用するのか、運用の仕組みを整えたうえで進めるべきでしょう。

文書管理の専門家にアウトソースする方法もある

 ペーパーレス化に取り組む場合、内製という選択肢もありますが、外部の企業にすべて任せるという方法もあります。たとえば、専門家による文書管理コンサルティング(以下、文書管理コンサル)サービスにアウトソースするのも手段のひとつです。

 文書管理コンサルでは、専門知識に基づき、ペーパーレス化を効率よく進めるためのさまざまなサポートを行います。具体的には、電子化の優先順位の提案、文書管理の基盤となるルール作成支援、電子化の文書フォーマットの提案、既存文書の仕分け、セキュリティ基盤確立のサポート、ペーパーレス化に向けた職員の意識改革や研修の代行などです。

 さらに、予算を有効に活用できるよう、電子化するもの、紙で残すもの、破棄するものを仕分けし、スキャンすべき書類の優先順位も提案します。

電子化した書類をどうやって運用すべきか?

 ペーパーレス化で特に重要となるのが、電子化した書類を運用するための「文書管理システム」です。文書管理システムによって、電子化した文書がファイルごとにわかりやすく管理でき、探したい文書を簡単に検索することが可能になります。加えて、アクセス権限やファイルの暗号化機能でセキュリティを強化し、安全に保管・共有することもできます。

 さらに、職員は書類を探すために書庫へ移動したり、長時間ファイルをめくったりすることがなくなり、デスクにいながらすぐに目当ての文書を見つけることができます。個人情報や機密文書に関する資料については、アクセス権限のない職員は閲覧できないため、セキュリティ面での安心感もあります。

 文書管理システムには、電子決裁機能も搭載できます。電子決裁機能を利用することで、文書の起案から回覧、押印、ファイリングまで、トータルの業務がペーパーレスで管理できます。

 たとえば、文書管理システムを2019年から本格的に運用している首都圏のある区役所では、電子決裁の利用率がほぼ100%近い数値となっており、文書の検索や参照起票が効率的になったといいます。

 このように「ペーパーレス化」は、単に資料を電子化するだけでなく、電子化することによって、どのように業務を効率化するかという運用方法までが含まれます。ペーパーレス化に失敗しないためには、文書管理コンサルのノウハウも上手に活用しながら課題を洗い出し、適切な文書管理システムを導入することがポイントといえるでしょう。

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