2022.4.21 (Thu)

NTT東日本社員が語る、ビジネス成功のヒント(第11回)

営業電話は手間をかけずに撃退!その方法とは?

posted by NTT東日本ビジネスイノベーション本部 安齋

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 こんにちは。NTT東日本の安齋です。

 仕事中に電話をとったら営業の電話だった、という経験はありませんか?「お客さまからの電話だと思ったのにセールスの電話でがっかりした」「忙しい時に何度も営業の電話を受けて、仕事がはかどらずイライラした」そんな経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか?

 電話は仕事には必須のコミュニケーションツール。日々の仕事の中でも電話の対応時間が多くを占めているという方もいらっしゃると思います。そんな中、迷惑な営業電話への対応時間はできる限り減らしたいですよね。

 今回は、迷惑電話への対策方法についてわかりやすく解説します。

1.迷惑電話への対応で、どれぐらい損をしているのか!?

 とあるメーカー企業のお話です。その企業は、迷惑電話の対応で本来進めるべき作業をストップさせてしまい、結果、従業員が営業時間内に業務を終わらせることができないという問題を抱えていました。

 その対策として迷惑電話対策サービスを導入したところ、営業時間内で収まらなかった業務を時間内に終わらせることができ、社内全体の業務効率が良くなったと実感したといいます。この企業はそれまで受けていた電話のうち約2割ほどが迷惑電話であり、対策により削減できた対応時間としてはひと月あたり18時間。約3日分の稼働を削減し、業務効率化に成功したそうです(※)。

 毎日のように電話対応をしている中で、迷惑電話があるのは当たり前という感覚になっている方も多いかもしれません。しかし、迷惑電話への対応を見直すことで無駄な業務を削減し、効率化することが十分に可能なのです。

2.迷惑電話にはどんな撃退方法がある?

 では、迷惑電話への対策方法は具体的にどのようなものがあるのでしょうか?代表的な対策方法としては下記が挙げられます。

①取引先の電話番号を登録しておく
②着信拒否設定をする
③自動音声応答(IVR)を導入する
④迷惑電話対応サービスを導入する

①取引先の電話番号を登録しておく

 取引先の電話番号をあらかじめ登録しておき、未登録の番号から着信があった場合は対応しないという方法です。しかし、この方法は新規問合せへの対応ができないため、取引先が限定されている企業以外にはあまり向かないかもしれません。

②着信拒否設定をする

 迷惑電話を受けたら、その番号を着信拒否設定してしまう方法です。多くの営業電話は、時間をあけて何度かかかってくる場合が多いため、2回目以降の対応が不要となります。初めてかかってくる番号については対応せざるを得ないこと、設定にある程度手間がかかってしまうということはありますが、有効な対策のひとつです。

③自動音声応答(IVR)を導入する

 自動音声応答(IVR)とは、「◯◯の方は1番を、××の方は2番を…」といった音声ガイダンスを最初に流す機能です。発信者はまずガイダンスに従って番号を入力しなければならないため、営業電話の場合実際に担当者と話すまでに時間と手間が発生することから、ガイダンスが流れた時点で営業を諦めて通話を終了するケースも多くなります。一方で、営業電話以外の場合も同じくガイダンスに従う必要が出てくるため、よく電話連絡をいただく取引先によっては不便さを感じさせてしまう可能性もあるため注意が必要です。

④迷惑電話対応サービスを導入する

 迷惑電話をブロックするツールや電話代行サービスといった、迷惑電話対策のサービスを活用するのも有効です。例えば迷惑電話をブロックするツールには、警察や自治体などの公的機関から収集された迷惑電話番号データがあらかじめデータ化されていたり、随時迷惑電話リストが最新化されるので、効率的に迷惑電話を減らすことができます。また、電話代行サービスでは1件1件対応し内容を確認することによって、対応すべき電話に確実に対応することができます。

3.NTT東日本がご紹介する迷惑電話対策サービス

 ここでご紹介させていただきたいのが、迷惑電話フィルタサービス「トビラフォンBiz」です。

 「トビラフォンBiz」は、警察・自治体などの公的機関による情報やユーザーからの情報提供により、約3万件の迷惑電話データベースで強力に迷惑電話をブロックすることができるサービスです。また、約500万件以上の事業者番号データベースにより、未知の電話番号についても相手先を表示することが可能となっており、日々更新される膨大なデータベースにより電話対応の効率化をすることが可能です。

 

 さらに、迷惑電話フィルタサービス以外にも、電話対応業務に役立つ機能も備えています。営業時間や休業日をお知らせする自動アナウンスを自由に設定できる「スケジューリング」機能や、聞き逃しを防止し業務品質向上に活用できる「全通話録音」といった機能をパソコンで簡単に確認・設定できるため、電話業務全体の効率化を図ることができます。

 

 「トビラフォンBiz」は有名な企業にも導入実績があり、業種を問わず様々な企業において利用者数を伸ばしているサービスです。サービスの詳細は、弊社営業担当者やNTT東日本販売委託会社担当者よりご説明させていただきますので、是非お気軽にご相談ください。

4.迷惑電話対策を今すぐ検討すべき理由

 迷惑電話は、対応を間違えると機密情報の漏えいにつながりかねません。営業電話にありがちな「責任者の方はいらっしゃいますか?」という問いに対し、うっかり「〇〇は…」と従業員の名前や行動を伝えてしまうケースも考えられます。

 また、迷惑電話の対応は1件当たり2~3分程度だとしても、作業の手を一旦止めることにより集中力が切れてしまったり、作業の連続性が断たれることによるロスが発生することを考えると、電話に対応した時間以上にかなりの無駄が発生している可能性があります。迷惑電話に対応する従業員が限定されている場合、何度も非効率的な電話対応をしなければならない心理的なストレスを抱えてしまう、という問題も発生してしまうかもしれません。

 検討を早期に開始すればするほど、業務効率化もいち早く実現できます。現在、「何かしら迷惑電話への対応を検討したほうがよいのではないか?」と少しでも感じているのであれば、是非この機会に「トビラフォンBiz」の導入を検討されてみてはいかがでしょうか?

※ https://tobilaphone.com/blog/example/zirei-maker/

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