NTT東日本社員が語る、ビジネス成功のヒント(第10回)

まだ間に合う!電帳法改正への対応。ポイントは?

posted by NTT東日本ビジネスイノベーション本部 安齋

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 こんにちは。NTT東日本の安齋です。

 電子帳簿保存法が、2022年1月1日に改正されました。これまでにも何度か改正されてきた電帳法。今回は何が変更になるの? 自分に関係のあるような内容なのかな? と疑問に思いつつ、なかなか改正の内容を確認できずにいた方も多かったのではないでしょうか?

 今回の改正については、企業の対応の遅れが鮮明となり、施行直前の2021年12月末には電子保存の義務化について2年の猶予期間を設けることが発表されました。まだ法改正に対応できておらず、ほっと胸をなでおろした方も多かったかもしれませんが、とはいえいずれは終了してしまう猶予期間。今のうちに、必要な対策の確認をしてみませんか?

 今回は、「ここだけは押さえておきたい!」という電帳法改正のポイントと、おすすめの対応策についてわかりやすく解説します。

そもそも電子帳簿保存法って?

 税に関わる書類は紙で保存するのが原則ですが、一定の要件をクリアすることを条件に、電子データによる保存を認めた法律が電帳法です。PCの普及が高まり、様々な書類が紙からデジタルに切り替わってきた時代の流れに合わせ制定された法律です。

 電帳法は利便性の向上や社会情勢の変化に対応するため、これまでにも何度も法改正がされてきました。しかし、これまでは電子データで保存するためにクリアしなければならない要件のハードルが高く、なかなか紙による保存から移行できなかったという企業も多かったのではないでしょうか。

 実際に電子保存に関する承認を受けている企業は数少なく、利用企業が極端に少ないという現状を打破するため、抜本的に制度の見直しを図ったのが今回の改正です。多くの企業が導入に踏み出せるように大幅な要件緩和がなされました。

 今回の電帳法の改正内容は、大きく以下の4点となります。
①所管税務署長の事前承認手続きが不要に
②自署・タイムスタンプ要件の大幅緩和
③検索要件の大幅緩和
④適正事務処理要件の廃止

 いずれも、電子帳簿の保存における規制の廃止・緩和が主な内容となっており、今まで以上にペーパレス化しやすい状況になったと言えます。

今回の改正、唯一の義務化は「電子は電子で」!

 電子化に対する規制の緩和が改正のメインであれば、これまで帳簿類を電子化していなかった場合はあまり影響を受けないのでは…? と思った方、そんなことはありません! 今回、唯一義務化された内容として「電子取引データはすべて電子データとして保管する」というものがあります。これまでは電子データも紙に出力して、紙ベースに統一して保管されていたという方は特に注意が必要です。 そして、今回2年間猶予が設けられたのもこの電子保存について。今回の法改正については、このポイントを押さえることが重要になってきます。

 電子取引データは、

・メール添付で受け取ったPDFの請求書データ
・ECサイトからダウンロードした領収書のデータ
・銀行口座の明細データやクレジットカード、QRコード決裁などのキャッシュレス決裁の明細データ
・クラウドサービスを利用した電子請求書や領収書

など多岐にわたります。

 Sansan株式会社が2021年8月にビジネスパーソン1000人を対象として実施した「電子帳簿保存法に関する意識調査」によると、「紙の請求書と、PDFなど電子形式の請求書が混在している」と答えた人が実に54.7%にのぼります(※1)。おそらく、多くの企業で電子データの保管については避けて通れない状況となり、対応する必要が出てくるでしょう。

 ここで気になるのは、もし電子データでの保存に対応できていない場合、どのような問題が発生するのかということではないでしょうか?

 電子データで保存すべきデータをきちんと保存・管理できていなかった場合、税務申告等で証拠書類として扱ってもらえない可能性があります。更に注意しなければならないのは、電子データを紙で保存した場合には青色申告の取消もあり得る、ということです。対応を怠ったために不利益を被ることが無いよう、対策しておく必要があります。

おすすめの電子データの保存・管理方法とは

 電子データの保存・管理は7年間必要となります。そのため、期間内にデータが破損したり消失してしまわないように注意することも必要です。PCのHDDにのみ保存する方法では、PCが故障した場合、データも失われる可能性があります。

 そのため、長期間安全に電子データの保存・管理するためにおすすめなのは、オンラインストレージサービスの活用です。

 オンラインストレージとは、インターネットを経由してデータファイルをサーバーのスペースに保管するサービスです。PCに限らずスマートフォンやタブレットでもファイルを送受信できるサービスもあり、データの保管や共有、バックアップツールとして活用できます。

 データをオンラインストレージ上に保管しておけば、PCが故障してもストレージ上にあるデータは影響を受けませんし、ストレージサービス提供事業者がデータをセキュアに管理してくれるため、バックアップとしても安心です。

 現在、様々なオンラインストレージサービスが提供されていますが、以下のようなポイントで自社に適したサービスを選ぶと良いでしょう。

・必要なデータ容量
・対応デバイス
・データの保存地域
・操作性の良さ

NTT東日本がご紹介するオンラインストレージ

 そこでご紹介させていただきたいのが、NTT東日本のオンラインストレージサービス「コワークストレージ」です。

 コワークストレージは
①デスクトップ感覚で使える高い操作性
②安心の国内データ保管、強固な情報セキュリティ
③リーズナブルで導入しやすい料金体系
といった特徴を持つサービスです。今までオンラインストレージサービスをご利用されたことのない方にも、他社サービスに満足されていない方にも、是非ご利用いただきたいサービスとなっております。

 コワークストレージについての詳細は、是非弊社営業担当者やNTT東日本販売委託会社担当者へお気軽にご相談ください。

ペーパーレスへの対応にはこんなメリットも

 電子取引データの保存に対応するのであれば、それをきっかけに、その他の業務についてもペーパーレス化できるものがないか、検討されることを是非おすすめします。

 ペーパーレス化によるメリットには
・コスト削減(紙代、印刷代、郵送料、廃棄コスト、保管コスト)
・業務効率化、生産性向上
・セキュリティ強化(持出、改ざん、劣化)
・多様な働き方への対応 等
と様々なものが挙げられます。

 freee株式会社が2021年11月に18歳以上の就業者に対して実施した「電子帳簿保存法改正とペーパーレスに関する調査」によると、ペーパーレス化が「とても進んでいる」と回答した層のうち、
・「ペーパーレス化によりコスト削減につながる」と答えた割合 ・・・ 82%
・「ペーパーレス化により仕事の効率が向上する」と答えた割合 ・・・ 79%
とそれぞれ8割もメリットを感じているという結果が出ています。(※2)

 これまでペーパーレスに興味がありつつなかなか着手できなかったという方も、今回の電帳法改正への対応を契機に、重い腰をあげてみてはいかがでしょうか?

※上記記載の内容は、2022年1月改正後の電子帳簿保存法の「電子取引」に対象を絞って説明しています。
※電子取引における電子保存にあたっては、電帳法の保存要件を満たす必要があります。保存要件への対応については、お客様ご自身の責任で実施いただく必要があります。保存要件の一つである事務処理規定の制定における各種規定等サンプルについては、下記をご参照ください。
※参考:国税庁HP(各種規定等のサンプル)
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
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