2021.10.29 (Fri)

新しい働き方のヒント(第1回)

フリーアドレスのレイアウトにはどんな種類がある?レイアウト例を紹介!

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 近年、オフィスの固定席を撤廃するフリーアドレスを導入する企業が増えています。新型コロナウイルスの感染予防として、テレワーク導入と合わせてオフィスへの出勤率を減少させるときや、社内でのコミュニケーションの活発化を目的にして実施されます。

 フリーアドレスは固定席の代わりに自由席を設けますが、そのレイアウトにもいくつかの種類があり、会社ごとに独自のレイアウトを導入している場合もあります。今回の記事では、フリーアドレスのレイアウト例を具体的に紹介していきます。

◆目次
フリーアドレスとは?
フリーアドレスの種類
フリーアドレスのレイアウト例
まとめ

フリーアドレスとは?

 フリーアドレスとは、従業員一人につき一つの固定のデスク・椅子を設けて業務を行う従来型スタイルから、固定席を撤廃し自由席で業務を行うスタイルのことです。フリーアドレスではノートPCと無線LANを利用してカフェで好きな場所に着席するように、オフィスの中で働く場所を選びます。

フリーアドレスの目的・メリット

 フリーアドレスはこれまでの固定席での運用から勤務環境を変化させることで、いくつかのメリットが期待できます。

コミュニケーションの活発化

 固定席では近くの席の従業員も決まったメンバーになりがちで、コミュニケーションが固定可されがちです。フリーアドレスでは日によって近くの席のメンバーが変化するため、これまで生まれにくかった新しいコミュニケーションの増加が期待できます。

テレワークと併用しやすい

 テレワークを導入すると、オフィスの着席率が減少します。そのため、オフィス賃料の削減などを目的にテレワークと同時にフリーアドレス化するケースもあります。

 また、テレワークを実施する際にはペーパーレス化や勤務ルールの変更・見直し、遠隔でも仕事を行うためのパソコンの配布や、VPN・リモートデスクトップ環境などの整備が行われます。

 従来の運用では有線LANによるネットワーク接続や、紙資料の保管場所の確保などが必要でしたが、テレワークの導入によってフリーアドレス化を進めるきっかけにもなります。

業務効率の向上

 決まりきった勤務環境から流動的な環境にすることで、新しいコミュニケーションによるアイデアの創出やプロジェクト単位でのチーム編成や連携強化などから、業務効率の向上が期待できます。

フリーアドレスの課題・デメリット

 一方、長い年月で慣れていた固定席の運用と比較するとフリーアドレスならではのデメリットもいくつか存在します。

一人で行う作業は集中しにくい場合がある

 フリーアドレスでは作業を行う空間でもコミュニケーションが生まれやすい一方、あまりコミュニケーションが必要なくむしろ一人で黙々と作業を進めたいときには集中できないことがあります。コミュニケーションを取るエリアと、作業に集中するエリアを分割するなどの対処が必要です。

マネジメントが難しい

オフィスの固定席は基本的に同じ部署・チームを近い席に配置するなど、グループごとにデスクを繋げて島を形成していました。一方、フリーアドレスは同じ部署内でも全く違う席で業務を行う可能性があるため、部署の一体感の低下や業務上の連携の難しさ、また部下のマネジメントが難しい傾向にあります。

向いていない職種がある

 テレワークと同様にフリーアドレスも向いていない業種・職種が存在します。同じ業種でも、職種によってはフリーアドレス化できない業務内容もあるため、仮に実施した場合には不公平感などが出る可能性があります。

フリーアドレスの事例をご紹介! メリットや導入方法なども

フリーアドレスの種類

 フリーアドレスの種類には大きな2つの区分があります。

オールフリーアドレス

 オフィスのすべての席をフリーアドレス化する方式です。

オールフリーアドレスのメリット

 部署やチームをまたいで自由に席に座ることで、これまでは交流のなかった部署やメンバーとのコミュニケーションの機会が増加します。席を選択する自由度が高いため、その日の業務内容や気分に応じて近くに座る人を変化させることができます。

オールフリーアドレスのデメリット

 部署内で頻繁にコミュニケーションを取る必要がある場合は、連携が取りにくくなるため生産性や業務効率に影響が出る場合があります。とくに電話の取り次ぎや来客対応、直接声がけをする用事がある場合、フリーアドレスでは日々席が変わるため工数が発生します。

 また、オールフリーアドレスにしても座る席が結局は固定化してしまうケースもあります。

グループアドレス

 部署やチームなどのグループ単位で座る席の範囲を決め、その枠の中でフリーアドレス化する方式です。「チームアドレス」や「デザインアドレス」などとも呼ばれます。

グループアドレスのメリット

 これまでの固定席での運用とほぼ同様に、どの部署やチームがオフィスのどこにいるかが決まっているため、人を探し直接コミュニケーションしたいときには無駄な工数が発生しません。

 チーム内だけとはいえフリーアドレス化することで、業務上あまり関わりのない人とのコミュニケーションが増えることよるチームワークの向上が期待できます。日や時間帯によって密に連携を取るメンバーの隣に座ることができるのもメリットです。グループアドレス内では比較的座る席が固定化することは少なく、固定化していても柔軟にテコ入れが可能です。

 また、部署ごとに運用ルールを設けられるのもメリットです。外出が多い部署やデスクワークが多い部署によって自由度を変化させたりできるので、業務効率を損なわずに活発なコミュニケーションが可能です。

グループアドレスのデメリット

 グループアドレスは、フリーアドレスとはいえ、席の自由度はそこまで高くありません。また、オールフリーアドレスと比較すると、他の部署やチームとの交流はあまり増えません。グループアドレスそのもののシャッフルを定期的に行うことで、隣接するグループとのコミュニケーションの増加は見込めます。

フリーアドレスのレイアウト例

 フリーアドレスで利用されるレイアウト例をいくつか紹介します。

スタンダードなレイアウト

 通常のオフィス配置などで利用されるレイアウトを、フリーアドレス化するときにも利用する例を紹介します。

対向式

 デスクを向かい合わせで島として配置する、通常のオフィスの席配置と同じような配置で一番基本的な形です。部署同士の連携がしやすく、マネジメントにも適しています。スペースを有効活用でき、ケーブルなどの配線もしやすい形です。

 ただし、フリーアドレス化しても部署メンバーの距離が近く、あまりメリットを感じられないこともあります。

 また、同じ対向式の方式で、座席をパーテーションで区切る形もあります。距離が近くても隣や対面のデスクを区切ることで集中しやすい環境を確保できます。

 デメリットとしては、席が近くてもコミュニケーションがしにくい点です。

並列式・同向式

 すべてのデスクを同じ向きに配置する形です。他の社員の視線が視界に入ることがなく、業務に集中しやすいレイアウトです。

 利用スペースの効率が悪く、隣の席の人以外とのコミュニケーションが取りにくい点がデメリットです。

 特定の業務を一人で完結して行う場合などには効率的です。

背面式

 背中合わせになるようにデスクを配置した形です。背中合わせのまま円形にデスクを配置したり、四角形になるように配置するなどのパターンもあります。

 隣のデスクとはパーテーションで区切ることが多く、近くにメンバーがいるので部署内で連携しつつ、個室のような感覚で個人の業務に集中しやすくなります。プライバシーの確保もしやすく、スペースも比較的有効活用できます。

 デメリットとして、背中合わせになっていないデスクとのコミュニケーションが取りにくいので、部署間の連携がしにくい点です。

フリーアドレス用のレイアウト

 フリーアドレスならではのレイアウトやデスクなどの例を紹介します。

ジグザグ型

 対向式のそれぞれの島をジグザグに配置する形です。通常の配置よりも従業員の移動がしにくいため、コミュニケーションのきっかけが生まれやすくなります。

バーカウンター型

 通常のデスクではく、バーカウンターのような高さのあるデスクを利用する方式です。

オフィスの端などのスペースに配置することで、仕事の気分転換やコミュニケーションが生まれやすい場所になります。

ファミレス型

対面で2つのソファと間にテーブルを配置するのがファミレス型です。ファミレス型では二人がけの背もたれの大きいソファを利用するので、各空間が区切られていて他の空間と切り分けられ、会話がしやすくなります。モニターや可動式のホワイトボードを置くことで、より議論が活発化されます。

カフェ型

 一人がけの椅子2つを向かい合わせて、間にテーブルを置くカフェ型の配置です。オープンな雰囲気のため、気軽にコミュニケーションが取りやすくなります。

リラックススペース

 スペースに余裕があれば交流・リラックスのためのオープンなソファ席や、そのまま座れる大きなクッションなどを配置することで、オフィスで気分転換をしながら業務が可能です。

まとめ

 今回の記事ではフリーアドレスのレイアウト例について紹介しました。紹介したレイアウト例以外に、各企業が独自で実施しているレイアウトもありますので、フリーアドレス化のときは事例を参考にしてみてください。

 NTT東日本では、フリーアドレス化に欠かせないWi-Fi環境を実現する、業務用のWi-Fiサービスを展開しています。1台のWi-Fiルータで社内用のネットワークと、来客用のネットワークを分けることができ、セキュアなWi-Fi環境を提供可能です。

 フリーアドレス化をご検討の際は、ぜひ一度ご覧ください。

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