2021.9.9 (Thu)

いまさら聞けないオフィス電話事情(第11回)

BYODの費用は誰が負担する? 導入時の注意点を徹底解説

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 BYODは従業員の個人端末を利用することから、通話料や通信費の支払い分担が課題になりがちです。テレワーク手当、公私分計サービス、クラウドPBXなどを活用し、従業員との費用負担をスムーズに行いましょう。

◆目次
BYODのメリット・デメリット
BYODの費用負担はどうするべき?
BYODの費用負担に関する3つの対策
BYOD運用ルールの作成
まとめ:BYOD利用にはひかりクラウド電話とひかりクラウドPBXがおすすめ

BYODのメリット・デメリット

 BYODはBring Your Own Deviceの略称です。従業員が私用の端末を用いて業務を行います。スマートフォンの普及、クラウドサービスの充実、テレワークの推進を背景に多くの企業で導入が進んでいます。対象となるデバイスはスマートフォンに限らず、インターネットを通じて企業の情報にアクセス可能なあらゆる端末です。

BYODのメリット

 BYODを導入することで、企業と従業員、双方がメリットを享受できます。それぞれの観点に立ち、具体的なメリットを紹介します。

企業のコスト削減

 BYODを導入することで企業は端末費用の負担がなくなります。PCやスマートフォンは一台あたりのコストが10万円以上になることが珍しくありません。リース契約やレンタルPCを利用する方法があるものの、従業員一人につき毎月数万円の費用がかかることになります。一方BYODであれば従業員がすでに所有している端末利用を想定しており、追加での端末購入費用が発生しません。

 また企業のシステム担当者も端末購入に伴うセットアップ作業の時間が省けます。物理端末を会社のセキュリティポリシーに沿って、一台ずつ設定するにはそれなりの労力が必要です。しかしBYODであればセットアップ不要で、従業員も作業をすぐにはじめられます。セキュリティ対策で私用端末へのソフトインストールなどは発生するものの、オンラインで完結することも可能です。

従業員の業務効率化

 普段から使い慣れた私用端末を利用できるため、新たな端末の設定や学習コストが削減されます。キーボード設定やインストール済みのアプリケーションについてもそのまま使えます。

 また貸与端末と別に私用端末がある場合、スマートフォンやPCを2台持ちしなければなりません。充電やOS更新の手間を考えると、2台持ちは従業員にとって負担です。BYODで持ち歩く端末が1台になることで、従業員の負担も軽減され、端末紛失のリスクも抑えられます。

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BYODのデメリット

 BYODの導入には当然ながらデメリットも存在します。ここでは特に注意したい3つのポイントについて説明します。

端末の管理

 BYODの管理は貸与端末に比べて少し複雑です。従業員のプライバシーとの兼ね合いもあるため、端末の利用状況を監視するソフトウェアインストールが容易にできません。システム管理者としては企業リスクを抑える上で、端末の利用状況もできる限り正確に把握しておく必要があります。

 セキュリティソフトや業務ツールのインストールにしても、BYODでは基本的に従業員に対応をお願いすることになります。インストールができていない従業員に個別連絡するにも大変な労力が必要です。

 システム管理者が効率的にこれらの対策を行うためにも、端末管理ツールやアクセス管理ツールの導入が推奨されます。

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セキュリティリスク

 BYODでは従業員個人の端末に企業の情報が保管されます。貸与端末であれば、従業員離職時に端末毎データの初期化が可能です。しかし個人端末では初期化を義務化できず、企業のデータが個人端末に保存されたままになる場合もあります。

 また、BYODではWebサイトの閲覧制限を私用端末も含め完全に設けることは難しくなります。従業員がウイルス感染リスクのあるサイトを閲覧し、ウイルスに感染した私用端末で企業ネットワークに接続する危険性も考えられます。

 その他にも、USBやBluetoothの機能制限を企業側で行うこともできません。これらの機能を通じて端末以外の記憶媒体に保存された情報は把握・追跡の術がありません。

費用負担

 BYODでは端末費用と通信費用は基本的に、従業員が負担することになります。テレワークでビデオ通話を長時間行うような業務では、通信費用が嵩むことも考えられます。しかしBYODは公私の分別が曖昧で、費用の切り分けは容易でありません。BYODによる過度な費用負担を従業員に強いないためにも、企業には費用負担方針の明瞭化が求められます。

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BYODの費用負担はどうするべき?

 前述したように、BYODでは企業と従業員間での費用分担が課題になります。法律上、BYODにかかる費用がどのような扱いになるのか、また想定される費用明細について説明します。

テレワークにかかる費用の法律上の扱い

 労働基準法では、業務上発生する費用の負担について就業規則において規定すべき内容が定められています。それによると、業務上発生する費用は、原則として会社が負担しなければなりません。例外的に従業員に負担させる場合、就業規則への明記が必要です。テレワークでも同様で、テレワークで発生する費用も原則企業負担が原則です。

想定される費用明細と分担

 BYODは「情報通信機器に関連する費用」にあたります。これは情報通信機器そのものに関する費用、情報通信機器を使用するために必要な通信回線費用の2つに大別されます。

  貸与端末 BYOD(従業員端末)
端末購入費 企業負担 従業員負担
端末維持費(修理代など) 企業負担 費用分担を検討
通信設備費用(ルーターなど) 企業負担 従業員負担
通信維持費用 企業負担 費用分担を検討

 このように費用明細を分類すると、論点になるのはBYODの維持費用となることがわかります。維持費用については業種や職種によっても大きく変わるため、自社の業務の実態に沿った方針の検討が必要です。

BYODの費用負担に関する3つの対策

 従業員がアプリやWebサイトの閲覧状況を確認して、費用明細を作ることは非現実的です。しかし通信サービスにはこのような問題を解決する手段が用意されています。ここではBYODの費用負担問題の具体的な解決策について、主な3つの対策を紹介します。

テレワーク手当の支給

 テレワーク手当(在宅勤務手当)は、費用負担の詳細な管理を避けたい場合にオススメの方法です。一律で支払う場合の相場は5000円前後で、通信費や自宅の業務環境の充実に使われます。注意点としては、テレワーク手当よりも、実際の従業員負担が越えてしまうケースです。この場合、手当の超過分は実費負担であることを、就業規則に明記する必要があります。また手当の支払い方として毎月一律で支払う以外にも、一時金としての支払いや、明細が出せる場合は実費で請求というケースもあります。

公私分計サービスの利用

 公私分計サービスは通話料や通信費の費用明細を、通信事業者側で分割してくれます。通話先となる電話番号や、閲覧するサイトのURLを登録することで、その利用にかかった費用を通常の利用と区別して明細にまとめてくれるのです。

 しかし、従業員が契約している事業者によってサービス内容は異なります。導入にあたっては、BYODとなる端末で利用しているプロバイダー状況などを把握の上で検討が必要になります。

クラウドPBXの導入

 クラウドPBXは一台のスマホで、複数の電話番号の着信を受けられるサービスです。従業員の個人番号の業務利用を避けられます。

 業務用の電話番号にかかってきた費用は請求先を企業に設定、スマホ内のアドレス帳についても番号別で識別可能、休日や祝日は音声ガイダンスや留守電を設定可能です。

 このようにクラウドPBXを利用することで、公私混同することなく、BYODで通話サービスを利用できます。

BYOD運用ルールの作成

 企業でBYODを導入していくにあたって、ルールの策定は非常に重要です。ルール策定にあたり、注意したい5つのポイントを紹介します。

BYODと貸与端末の選択

 BYODを従業員に強制することはできません。プライバシーの懸念や、端末を持っていないという理由で、従業員が貸与端末を希望する可能性も考えられます。BYODを推奨するにしても、企業側で貸与端末の準備は行い、従業員に選択の余地を残しましょう。

禁止行為の制定

 BYODは従業員の私用端末である以上、その使い方は従業員のITリテラシーに依存します。なりすましメールやフィッシングサイト閲覧などのセキュリティリスク、デバイスの改造や違法動画の閲覧といった違法行為など、BYODとして企業情報にアクセスする以上は、これらを明確に禁止行為としてルール制定しましょう。

費用負担の方針明記

 BYOD利用時の端末費用と通信費用について、従業員と企業でどのような分担を行うのか明記しましょう。企業の状況によってBYOD利用で必要となる費用も異なります。通話料や通信費など、利用実態に合わせ対策の見直しを定期的に行うこともオススメです。

業務用アプリケーションの指定

 チャットツールやアカウント管理サービスなど、業務に必要なアプリケーションの一覧を作成しましょう。貸与端末と異なり、BYODでは初期インストールされているアプリケーションが、従業員毎に異なります。従業員間での作業環境の差異を作らないためにもルール化をしておくことがオススメです。また、MDMを利用することで、登録されている端末に一括でアプリケーションの配布をすることもできます。

端末紛失時の対応

 BYODとして利用している端末が紛失すると、企業情報が外部に漏洩する可能性があります。なりすましの危険性なども考えられることから、企業は迅速に紛失の発生を把握する必要があります。端末紛失から企業の把握までの時間を短くするためにも、紛失時は企業指定の連絡先へ報告するなどのルールを徹底しましょう。また、MDMによるリモートロックやリモートワイプの実行条件などについてもあらかじめ定めておくことで、迅速な対応を行えます。

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まとめ

 BYODの費用問題を解決するには「ひかりクラウド電話」や「ひかりクラウドPBX」の利用がオススメです。従業員の端末にアプリをインストールするだけで、電話番号の追加や費用分担も可能です。

 アドレス帳についても、従業員個人と業務上の連絡先を分けて管理できます。これからBYOD導入する場合、ぜひ一度ご検討いただければと思います。

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