2021.9.9 (Thu)

いまさら聞けないオフィス電話事情(第8回)

クラウドPBXの仕組みとは? 基本的な機能や特徴も紹介

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 ビジネスフォンを利用している会社では、自社で導入・保守・運用を行うオンプレミス型のPBXを利用しているケースも多いと思います。

 近年ではこうした据え置き型のPBXから、クラウドPBXへ移行する企業も増えつつあります。今回の記事では、クラウドPBXとは何か、基本的な仕組みや特徴について説明していきます。

◆目次
PBXとはそもそも何か
クラウドPBXの仕組み
クラウドPBXの特徴
クラウドPBXで利用できる端末
まとめ

PBXとはそもそも何か

PBXの仕組み

 PBXとは、Private Branch Exchangeの略で、ビジネスフォンで利用される電話回線を制御する交換機のことです。ビジネスフォンにおける主装置と同じような機能・役割を持っていて、外線や内線を制御して、複数の電話機で同一の回線を利用するために必要です。

 主装置との違いは機能面にあります。PBXはより大規模なシーンでの活用が想定されており、コールセンターやエンドユーザーからの問い合わせ窓口などで導入されています。

 PBXは基本的にオンプレミス型(自社で導入・設置をして、保守・運用を行う)が多く、必要な機能やセキュリティ内容などをカスタマイズして活用できます。

PBXの不便な点

 PBXは設置・保守・運用するコストが大きく、製品自体の値段も高価で、メンテナンス時には専門業者への依頼が必要です。拠点が複数ある場合は、拠点ごとにPBXを設置する必要があり、同じ外線番号を利用することはできません。

 PBXと電話機は基本的に同じメーカーのものしか対応しておらず、また電話機の増設やオフィスのレイアウト変更の際は配線工事が必要です。

クラウドPBXの仕組み

 クラウドPBXは、自社のオフィスに物理的なPBXを設置するのではなく、クラウド上にあるPBXを利用する方式です。ベンダーが提供しているサービスを利用します。

 インターネットを利用して通話を行うため、インターネット環境がある場所であれば、同じ外線番号をどこでも利用できます。複数拠点でも同じクラウドPBXは利用可能です。設定もWeb上で行うことができ、固定電話機でなくても、スマートフォンなどのインターネットが利用できる多くデバイスで利用できます。

クラウドPBXの特徴

 クラウドPBXはPCを社用電話として利用できたり、従業員のスマートフォンを内線化できたりといった、昨今のビジネス環境に活用できる特徴を備えています。

スマートフォンやPCを社用電話として利用できる

 クラウドPBXは、スマートフォンやPCなどのインターネット接続ができて音声通話が可能なデバイスを、会社の外線番号を使った社用電話として利用することが可能です。クラウド上のPBXにアクセスが可能であれば、オフィスの卓上電話でなくても世界中どこでもビジネスフォンが利用できます。

 オフィス外での営業活動時に会社の外線番号への着電が可能で、在宅勤務やサテライトオフィス勤務などのテレワークの導入にも最適です。

従業員のスマートフォンを内線化できる

 クラウドPBXを利用すれば、従業員のスマートフォンを内線化して、社外でも内線通話を無料で行うことが可能になります。そのため、従来のPBXやビジネスフォンの利用において行われていた、担当者への取り次ぎや保留転送も在宅で利用可能です。

 会社への着電の際に担当者がオフィスに不在でも、卓上電話機ではなく内線化された個人のスマートフォンなどに内線で取り次ぐことが可能になります。

多拠点で利用できる

 複数の拠点やオフィスの階をまたぐような場所でビジネスフォンを運用する際、従来のPBXでは拠点ごとに物理的なデバイスを設置する必要がありました。拠点ごとに外線番号を設定するため、拠点間での通話は外線扱いとなり通話料も発生します。

 クラウドPBXでは、インターネット上のPBXにアクセスできればどの拠点でも簡単に設定が可能で、同じ外線番号を利用可能です。複数オフィスや、本社と別の拠点があるような場合でも、外線ではなく内線としてやりとりが可能なので通話料の削減になります。

導入時にかかるコストが低い

 従来のPBXでは、導入の際にはオンプレミス型として設置する必要があったため、機材の購入費や工事費用が高く、導入するハードルが高いケースがありました。

 クラウドPBXは自社でサーバーを構築する必要がなく、ベンダーが提供するサービスを利用します。また、設置時の配線工事が不要になるため、導入時の金銭的コストや手間が削減できます。

保守・運用コストも低い

 従来のオンプレミス型のPBXでは、担当者がトラブル対応などの保守・運用を行う必要があり、回線を増設するときにはPBXの新規購入や工事の費用などが発生します。クラウドPBXでは、自社での保守・運用ではなくクラウドサービスを利用するため、管理者の人件費を節約できます。

 クラウドPBXにかかる費用は、月額の基本料金と通話料の2つです。通話料が多くかかっても、メンテナンス費用が下がる分や、複数拠点間での外線の通話料金が内線化されて無料になることを考慮すると、トータルでのコストが下がるケースが多いです。

すぐ導入して利用できる

 従来のPBXやビジネスフォンを利用して会社の電話を利用する場合、設置業者の工事日程の確保や、工事の前準備としてオフィスの机や椅子などを移動させる手間がかかります。また、機器の入荷状況などによって実際に利用を開始するのに時間がかかることが一般的です。

 クラウドPBXは、配線工事やPBX本体などが不要なため、インターネット環境と利用できるデバイスさえあればすぐに利用が開始できます。スマートフォンやPCをビジネスフォンとして利用する設定も簡単に完了するため、導入から開始までがスピーディーです。

クラウドPBXは機能が豊富

 ビジネスフォンに比べてPBXは利用できる機能が豊富で、カスタマイズ性も高く、自社の業務内容に合わせた設定が可能です。クラウドPBXでは、その豊富な機能を自社ですべて構築しなくてもサービスとして利用可能で、かつオフィスにいなくても利用できます。

 機能の一例は以下です。

・保留・転送機能
・留守番電話機能
・電話帳共有・編集機能
・IVR(自動音声案内)
・営業時間外のアナウンス
・自動録音
・顧客情報連携機能

クラウドPBXにはどんなメリットがある? 注意点や導入事例も紹介

クラウドPBXで利用できる端末

 クラウドPBXは、オフィスの固定電話以外の端末も利用できる点がメリットです。ここでは利用できる端末を紹介します。

スマートフォン

 従業員が個人で所有しているスマートフォンは、クラウドPBXでも利用が可能です。専用アプリをインストールし、アカウント情報やライセンスの認証を行い、設定をするだけでビジネスフォンとして利用を開始できます。

 オフィスにいなくてもビジネスフォンが利用できるため、在宅勤務やサテライトオフィス勤務などのテレワークを導入する時に最適です。

PC(ソフトフォン)

 インターネット上でビデオ通話を行うサービスの利用が増えていますが、クラウドPBXでは会社の外線番号を利用してPCをビジネスフォン化することが可能です。パソコンに専用のソフトウェアをインストールすることで電話機にできる機能はソフトフォンと呼ばれ、コールセンターなどで多く利用される方式です。

 クラウドPBXは導入が簡単なため、大規模なコールセンターではなくでも導入が可能です。インサイドセールスなどオフィスでの営業電話や各担当者のとのやりとりもパソコンを利用しながら通話でき、円滑な業務遂行につながります。また、クラウドPBXの設定や回線全体での電話帳の編集などもPC上で行うことが可能です。

IPフォン・SIPフォン

 IPフォンやSIPフォンとは、電話回線ではなくインターネットを利用した音声通話を行うビジネスフォンの端末です。スマートフォン・PCだけでなく、従来の卓上タイプのような据え置きの電話機をオフィスに置いておきたい場合、これまでのビジネスフォンと同じような使い方ができます。

 これまでIP電話をビジネスフォンとして活用していて、クラウドPBXに乗り換える場合、型番やメーカーなどが対応しているデバイスであればそのまま利用できるケースもあります。新規での購入が必要な場合も、ビジネスフォンやオンプレミスのPBXに比べると安価で導入しやすいです。

まとめ

 今回の記事ではクラウドPBXの仕組みについて説明してきました。

 クラウド型であることによる機能面・コスト面でのメリットや、テレワークに適していることなどから導入している企業が増えています。

 スマートフォンで仕事用の電話が使いたいというニーズや、クラウド化への変更を検討している企業に向けたe-Bookを用意しておりますので、そちらもぜひご覧ください。

「クラウド型の電話機を選ぶ8つのポイント」

スマートフォンで仕事用番号を受信「ひかりクラウドPBX」

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