2021.9.9 (Thu)

いまさら聞けないオフィス電話事情(第4回)

ビジネスフォンの選び方を徹底解説! 目的・機能・コストなどのポイントを紹介

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 この記事をご覧になっている方は、ビジネスフォンを新しくオフィスに導入する、または現在利用しているシステムの見直しや、フロアや事務所の増設などのタイミングなどの方が多いのではないでしょうか。

 今回の記事では、種類が豊富で何を選んでいいか迷ってしまうビジネスフォンの選び方について、6つの項目に分けてわかりやすくご紹介していきます。

◆目次
利用台数と同時通話数で選ぶ
電話回線の種類で選ぶ
必要な機能で選ぶ
導入後の利用状況の変化を考慮する
導入・ランニングコストを考慮する
クラウド型のビジネスフォンも検討する
まとめ

利用台数と同時通話数で選ぶ

 ビジネスフォンは一つの電話番号を利用して複数人が同時に通話することができます。選び方として、まずは想定される利用人数に応じた利用台数と、同時にどのくらいの数の通話が必要になるかを考えましょう。

台数の決め方

 ビジネスフォンの端末機となる電話機の台数は、基本的にオフィスに常駐してデスクを利用する従業員の数と同じ台数です。

 オフィスに常にいる人数が少なく、個人で社用のスマートフォンを支給されているケースや、人数が少なく電話でのやり取りがそこまで頻繁ではない事務所などでは、人数に対して台数は少なくても問題ありません。

外線数の選び方

 ビジネスフォンには同じ電話番号でも同時に通話が可能で、その数は外線数で決まります。各端末である電話機と接続する主装置の種類やスペックによって利用可能な外線数が左右されます。

 外部との電話が頻繁に必要な業務であれば、一定数の外線数を確保することが必要です。ちなみに外線数は、同時通話数やチャネル数とも呼ばれます。

電話回線の種類で選ぶ

 電話回線には加入電話(アナログ電話)とIP電話の2種類があります。

加入電話

 加入電話とは、電話会社と契約して電話回線を利用する方式です。電話とインターネット用の回線が別で、電話とインターネットの両方を利用する場合はそれぞれの加入が必要となります。昔から利用されているアナログ固定電話サービスと同じ意味です。

 加入電話を利用する時は、電話料金とインターネット料金が別々にかかり、導入時には電話加入権の購入費用も発生します。

IP電話

 IP(インターネットプロトコル)電話とは、インターネットを利用した電話サービスです。加入電話では電話会社の基地局を経由して音声を伝達しますが、IP電話はインターネットでのテキストのやりとりと同じように音声をデジタル化して伝達します。そのため、光回線を1本引くことができれば、電話とインターネット接続用回線の両方が利用可能です。

 IP電話はすでにインターネット回線があれば導入しやすく、基本料金や通話料金も低コストである点がメリットです。インターネット回線がない場合は、新しく回線の加入と工事が必要になります。

ビジネスフォンとはそもそも何? 使い方や知っておきたい基礎知識を紹介

通信コストの削減に! NTT東日本のIP電話「ひかり電話」

必要な機能で選ぶ

 ビジネスフォンには、家庭用の電話と違い様々な便利機能があります。業務においてどの機能が必要かを見極めて、必要な機能が内蔵されているビジネスフォンを選びましょう。

 逆に、あまりに多機能なビジネスフォンはその分の値段も高くなるため、必要以上の機能がないか判断し、取捨選択を行うことも重要です。

 ここでは、いくつかの代表的な機能を紹介します。詳しく機能を説明した記事もございますので、そちらも合わせてご覧ください。

内線機能の豊富さ

 ビジネスフォンには端末機同士での内線機能があります。業務効率化に役立つ内線機能がたくさんあるため、活発に内線を利用することが想定される場合は、必要な機能を取捨選択しましょう。

 内線機能の一例は以下が挙げられます。

・離席中、内線の発信相手の画面に表示できる「不在メッセージ」
・発信先が話し中でも内線の着信音を鳴らせる「話中呼出」
・一定のコール数で応答がない時に他の内線に転送できる「不応答返答」
・複数人で会議のように内線が利用できる「内線会議通話」

転送機能の豊富さ

 代表番号を受付で対応するなど、外線からの着信を社内の担当者に取り次ぐケースが多い場合は、標準装備されている転送機能に加えて業務効率化になる機能も検討しましょう。

 転送機能の一例は以下が挙げられます。

・外線の着信を保留にしたまま担当者に内線・転送ができる「保留転送」
・離席中の近くの席の着電を自分の電話機で対応可能な「代理応答」
・離席中、内線の着信を他の内線や携帯電話に転送できる「不在転送」

音声自動応答・案内(IVR)

 音声自動応答・案内とは、着電の対応を人ではなく事前に録音された音声が対応し、入力したダイヤルによって案内先が変更されるなどの機能です。IVR(Interactive Voice Response)と呼ばれるシステムを利用します。

 大規模なコールセンターやユーザーからの問い合わせ対応が多く想定される場合は、従業員の業務負荷を大幅に削減することが可能です。

 ビジネスフォンのサービスではオプションとして利用できるケースも多いため、必要であれば導入し、すぐに利用しなくても今後のサービスの成長などが想定される場合は、どこまで機能が充実しているのか、また追加際の費用などをチェックしておきましょう。

オフィス外で携帯電話でも利用できる機能

 訪問営業などの外出が多い業種の場合は、携帯電話やスマートフォンと連携できる機能があると便利です。

 外部から利用する時に便利な機能の一例としては以下が挙げられます。

・オフィスの電話機の留守電を携帯電話で聞くことが可能な「リモートコールバック」
・オフィスの電話機の着電に出られなかった時に通知がされる「不応答着信通知」
・事前に登録した番号からの着電を担当者の携帯電話などに自動転送する「外線自動転送」

デザインやサイズ

 上記の主要な機能をカバーできるかどうかに比べて優先順位は落ちますが、オフィスのレイアウトやデザインにマッチするかどうかの基準で選ぶのもよいでしょう。求める機能や後述するコスト面であまり差がない場合、カラーやサイズなどのデザイン面で選ぶのも一つの手です。

ビジネスフォンの便利な使い方や機能について21個を一挙ご紹介

導入後の利用状況の変化を考慮する

 導入後に従業員数や拠点の増加により、必要となる外線数や端末数も増加するケースがあります。利用可能な外線数は、主装置に内蔵しているユニットによってあらかじめ決まっているため、拡張性が低いものだと外線数を増やせません。また、基本的には同じビジネスフォンのメーカーや同じ機種でしか増設ができません。

 導入時に、事業の計画や会社の成長性をあらかじめ想定しておき、増設を前提としたビジネスフォンを導入するのか、どのくらいの増設が見込めるのかを考慮しましょう。

導入・ランニングコストを考慮する

 ビジネスフォンの導入時の購入費用やランニングコストは、新品で購入するのか、中古品で購入するのか、またリースやレンタルを利用するのかによって変化します。

 新品・中古品ともに購入する場合は、初期費用が発生します。自社で所持することで固定資産となるので、売却が可能ですが、固定資産税や事務手続きの費用などもかかります。

 レンタル・リースの場合は初期費用を抑えられ、経費扱いになるので節税にもつながりますが、自社の資産として所有することはできません。

新品

 ビジネスフォンの新品を購入する場合、メリットとしては最新機能が利用できることや、保証期間の長さ、拡張性の高さ、デザインの良さなどが挙げられます。

 デメリットとしては、他の方法に比べて導入費用が高くなることです。予算が十分にあり、機能面やデザイン面でこだわりたい場合には新品の購入が適しています。

中古品

 ビジネスフォンの中古品を購入する場合、メリットしては新品よりも値段が安いことが挙げられます。

 デメリットとしては、保証期間が短めであることや、最新の機能やデザイン面はあまり期待できない点です。

 ビジネスフォンで基本的に必要なる機能は古いタイプの中古品でも問題なく利用できるため、ここまで紹介したポイントをカバーできるものであれば利便性を落とさずに費用が節約できます。

リース

 ビジネスフォンをリースで利用する場合、月額料金を払って利用することになります。メリットとしては、初期費用を抑えることができ、導入時に一括で支払わないためにキャッシュフローへの悪化を避けることが可能です。

 初期費用がなく最新の機器を利用できるため、できるだけ予算を抑えたいが使いたい機能やデザインにこだわりたい場合に適しています。また、購入した場合には資産の計上などの事務手続きも必要ですが、リースでは経費扱いになるため比較すると簡単な手続きになります。

 デメリットとしては、同じ製品の新品を購入するよりも長期的に見ると支払い総額が高くなることや、途中解約ができないこと、またリース期間が終了したら返却が必要なケースがある点などです。

レンタル

 ビジネスフォンをレンタルで利用する場合、こちらも月額料金を支払って利用することになります。リースとの違いは、途中解約が可能なことや、古い機種であれば料金を安くできる点などです。

 デメリットとしては、利用できる機種が古いものが多いことや、長く利用した場合は期間に対しての料金が他の方法に比べると高くなる点です。一時的なプロジェクトや仮オフィスでの利用などに適しています。

クラウド型のビジネスフォンも検討する

 ここまで説明してきたポイントに加えて、近年ではクラウド型のビジネスフォンサービスも選択肢として有力になっています。

クラウド型のビジネスフォンとは

 ビジネスフォンでは主装置をオフィスに設置する必要がありましたが、近年ではサーバーからインターネット回線を利用して制御するクラウド型が増加しています。月額料金を支払って利用する方式が主流です。外線・内線機能を制御する主装置の機能はインターネット上に設置され、提供している企業のサービスを利用する形式になります。

クラウド型ビジネスフォンのメリット

 クラウド型ビジネスフォンのメリットは、インターネット回線があればオフィスや事務所への電話回線の工事が必要ないことや、導入の際に物理的な端末を購入する必要がない点です。そのため、初期費用の削減につながります。

 専用の電話機を購入して利用することも可能ですが、従業員が利用している携帯電話やスマートフォンもビジネスフォンとして利用できます。会社の代表番号を個人所有や会社支給のモバイル端末で利用でき、内線としても各端末同士で通話できるため、テレワークでの業務もスムーズです。

クラウド型ビジネスフォンのデメリット

 デメリットとしては、利用する回線数に対して月額費用がかかってくるため、大規模な組織になるとランニングコストが高くなりがちな点が挙げられます。導入時点での人数や回線数における費用の違いだけでなく、その後の従業員や回線数の増加を想定した場合にどのような料金になるのかを把握しておきましょう。

 また、利用するサービスによっては、新規で電話番号を用意する必要がある場合や、電話回線に比べた時の通話音質の不安定さが目立つケース、内線などの一部の機能が使えないケースもあります。上記のデメリットを解消しているサービスもあるため、検討時には担当者に必要な要件を相談しながら決めていきましょう。

まとめ

 今回の記事ではビジネスフォンの選び方について、利用台数・回線の種類・必要な機能・導入後の変化・コスト面・クラウド型という6つのポイント別でご紹介していきました。

 ビジネスフォンの選び方に迷っている方に向けて、この記事の内容をより詳しく解説しているe-Bookや、クラウド型の電話機を選ぶ時のポイントをまとめているe-Bookをご用意しています。ぜひ、ご活用ください。

「クラウド型の電話機を選ぶ8つのポイント」

ビジネスフォンの選び方に迷ったら! 電話の選び方ガイド

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