2021.9.9 (Thu)

いまさら聞けないオフィス電話事情(第3回)

ビジネスフォンの便利な使い方や機能について21個を一挙ご紹介

このエントリーをはてなブックマークに追加
Evernoteに保存
印刷

 ビジネスフォンを新しく導入した企業や、新入社員の方で初めてビジネスフォンを触る際に、どのような使い方をするのか気になっている人も多いのではないでしょうか。

 ビジネスフォンが家庭電話と違う点は、業務を円滑に進めるための便利な機能がたくさんある点です。

 今回の記事では、ビジネスフォンの基本的な使い方から、把握しておきたい便利な機能を紹介していきます。

◆目次
ビジネスフォンの基本的な使い方
定番から応用まで! ビジネスフォンの便利な機能21選
まとめ

ビジネスフォンの基本的な使い方

 ビジネスフォンの使い方は、基本的に家庭電話と同じです。違いとしては、電話番号を入力する前に、外線と内線を選択することや、保留中の機能が豊富であることなどが挙げられます。

外線のかけ方

 ビジネスフォンで外線をかける際は、まず外線ボタンを押してから、受話器を上げて電話番号を入力します。回線が複数ある場合には、空いている外線ボタンを押してから電話をかけることになります。空いているかどうかは、一般的に、電話機の外線の部分にランプがついているかどうかで判別可能です。外線ボタンは契約している回線数の数分だけあり、ランプの点灯具合で使用中の回線かどうかわかります。

 電話によっては電話番号の最初に0を入力するやり方もあります。ビジネスフォンでは、受話器を上げると自然と内線につながっている状態のものあり、外線モードに切り替えるために0を押すタイプです。

内線のかけ方

 ビジネスフォンで内線をかける際は、まず内線ボタンを押してから、受話器を上げて相手の内線番号を入力します。

 ビジネスフォンの種類によっては、受話器を上げた段階で内線に自動的につながるタイプもあります。内線を受ける相手には着信音がなりますが、発信する時に内線番号の最後に#をつけることで、こちらから呼びかけた音声を受け手のスピーカーから流せるタイプのものも。

 また、内線をスマートフォンで利用できるサービスもあります。

スマホを内線に! 「スマートフォン利活用BOOK」

保留の仕方

 ビジネスフォンで保留を行う場合は、保留ボタンを押し、通話を再開するときは外線ボタンを押します。自分以外の相手への電話だった場合、近い席にいれば家庭電話と同様に保留中にその相手に声をかけて引き継ぎます。

 もし相手のフロアが違ったり、個人ごとに電話機がある場合は、保留中に担当者に内線をかけて、どの外線番号に電話が来ているか伝え、そのまま取り次ぎが可能です。内線を受けた担当者は、かかってきている外線番号を押すことで外線に繋がります。

定番から応用まで! ビジネスフォンの便利な機能21選

 ビジネスフォンには家庭用電話機にはない業務効率化につながる便利な機能がたくさんあります。

保留や転送に関する機能

 ビジネスの現場では組織が大きくなるほど着電が多くなり、担当者以外が電話を受けるケースが多発します。そのため、ビジネスフォンには電話をスムーズに取り次ぎできる機能があります。

保留転送

 上記の外線からの保留時に、内線で別の担当者に取り次ぐ場合に利用できる機能が保留転送機能です。外線電話がかかってきた際に保留ボタンを押すのではなく、転送ボタンを押し、担当者の番号を入力します。

 この間、外線は保留中になります。つながった内線で担当者に取り次ぎの旨を伝え、受話器を置くことで取り次いだ相手に自動的に外線が転送されます。

 保留した際の対応として、近くの相手に取り次ぐ際に内線ではなく口頭で外線番号を伝える方式は口頭転送と呼ばれ、上記のように違うフロアや場所にいる人にたいして内線を利用して伝える方式は内線転送と呼ばれます。

 内線転送は担当者が改めて外線番号を入力する必要がないため、ミスの減少や業務スピードの上昇などのメリットがあります。

代理応答

 代理応答機能とは、本人が不在の際に、その端末ではなく自分の端末から変わりに応答できる機能です。

 自分の受話器を上げて、代理応答ボタンを押し、電話機のある内線番号を入力すれば電話を受けることが可能で、着信がある席まで行く必要がありません。部署の内線の回線ごとにグループを組み、該当するグループへの着信に対して受話器を上げるだけで代理で応答ができるような設定もできます。

ダイヤルに関する機能

 ビジネスフォンの利用シーンでは発信を行う回数が多くなるため、簡単にダイヤルができるようになる機能がたくさんあります。

リダイヤル発信

 家庭電話と同じように、直前に通話を行った電話番号や、ある程度の過去の発信・着信履歴を利用して電話番号の入力をせずに電話をかけられるリダイヤル機能がビジネスフォンにもあります。

 機種によってはリダイヤルボタンや履歴ボタンが最初からついているものや、機能がないボタンに履歴やリダイヤル機能を割り当てられます。

オートリダイヤル

 リダイヤルを自動で行ってくれるオートリダイヤル機能があるビジネスフォンもあります。

 オートリダイヤルとは、発信相手が話中の場合は自動的に電話をかけ直してくれる機能です。業務中に受話器をあげて手作業で電話をかけ続ける必要がなく、他の業務をしながら電話が繋がるのを待つことが可能です。

ワンタッチダイヤル

 ワンタッチダイヤルは、電話機のボタンに電話番号を登録しておき、押すだけで発信が可能になる機能です。端末ごとに登録が可能で、また全端末で共通の番号をボタンに割り当てることも可能です。よくかける外線番号・内線番号を登録しておけるので業務効率化につながります。

 ワンタッチダイヤルの登録の仕方は電話機によって異なりますが、ワンタッチダイヤルを登録するためのボタンを押すなどの手順を踏み、登録したいボタンと、電話番号を入力することが多いです。実際に利用する時は、受話器を上げた状態で電話番号の代わりに登録したボタンを押せば発信が可能です。

オンフックダイヤル

 オンフックダイヤルとは、受話器を置いた状態でも電話番号を入力して発信できる機能です。通話が繋がってから受話器を取り上げて通話を開始します。

 受話器を置いた状態でも発信が可能なため、電話がつながるまで他の業務をしながら待つことができます。

短縮ダイヤル

 短縮ダイヤルとは、よく発信する電話番号を短縮した数字にして登録しておける機能です。前述のワンタッチダイヤルが電話機のボタンに番号を登録するのに対して、こちらは3桁の数字などを電話器に記録します。

 電話をかける際に、事前登録した短い数字を打ち込むだけで発信が可能なため、入力ミスや手間を省けます。端末ごとに個別で設定できるだけでなく、全端末共通の設定や、部署単位で共有できる機能もあります。

内線に関する機能

 ビジネスでは、オフィスや事務所内での離れた席同士でも通話が可能になる内線を多用します。ビジネスフォンには内線時に通話が可能なだけでなく、業務効率化にもつながる機能が装備されています。

不在転送

 不在転送機能とは、離席中にかかってきた内線の着信に対して設定しておいた他の担当者の内線や携帯番号に転送できる機能です。

不在メッセージ

 不在メッセージ機能とは、離席中にかかってきた内線の発信相手の電話機に不在中というメッセージを表示できる機能です。

不在設定一括解除

 不在設定一括解除機能とは、すべての端末の不在設定を解除できる機能です。退勤時などに不在設定がしてあり、出勤時に個別で不在設定を解除するのではなく、営業時間の開始にあわせて一括で不在設定を解除できます。

話中呼出

 話中呼出機能とは、通話中の電話機に対して呼び出しができる機能です。電話中でも着信音が鳴り、通話を保留にして内線電話をつなげるため、緊急時の連絡が可能です。

コールウェイティング

 コールウェイティング機能とは、通話中の電話機に内線の着信があった際に、その通話を終了した段階で自動的に内線電話につながる機能です。

不応答返答

 不応答返答機能とは、内線の着信があっても応答がない場合、一定のコール数や時間の経過をしたら設定していた他の内線番号に自動で転送される機能です。

グループ呼出

 あらかじめ設定したグループに属する電話機に対して、それぞれの電話機のスピーカーから呼びかけができる機能です。

内線会議通話

 内線でも複数名での会議のような通話ができる機能です。

オフィス内の端末機以外と連携できる機能

 営業などで外回りが多い会社では、電話機を直接扱わないケースが多くなるため、外出先の携帯電話から扱える機能も重要になります。

リモートコールバック

 リモートコールバック機能では、オフィスの電話機に留守電が録音されたら携帯電話に通知が行き、着信があった電話機ではなくても携帯電話で留守電の内容を聞くことが可能です。

不応答着信通知

 不応答着信通知は、オフィスの電話機に着信があり応答できなかった時に携帯電話に通知される機能です。

外線自動転送

 外線自動転送は、事前に登録した取引先などからの着信を担当者の携帯電話に自動的に転送する機能です。

その他、便利な機能

 これまでご紹介した機能の他に、ビジネスフォンとして標準装備されているようなちょっとした便利機能や、サービスの種類やプランによってオプションとして利用できる、業態によっては不可欠になる機能など、一例を紹介します。

音声自動応答・案内(IVR)

 音声自動応答・案内機能とは、コールセンターなどに問い合わせをした時に録音された音声案内のガイダンスに従って数字を入力して自動応答を行うシステムです。IVR(Interactive Voice Response)とも呼ばれます。

 ダイヤル操作に応じて自動的に対応が振り分けられ、フローによっては人が直接対応しなくても終わる要件なども多くあります。費用が高いとされていましたが、近年ではビジネスフォンの機能として利用しやすくなりました。

発信規制

 発信してはいけない特定の番号を登録し、その後は電話ができなくなる機能です。通話中に発信規制のリストに追加することができ、その後の誤発信を防げます。

録音機能

 録音機能は、すべての通話を録音するのではなく、通話が終わった後に保存しておきたい内容だった場合に戻って録音できる機能です。大容量の記憶媒体がなくても利用でき、通話の開始時の録音操作が必要ありません。バックグラウンドで自動的に録音されているものを、後から必要なものだけ保存するという仕組みです。

ホットライン機能

 ホットライン発信とは、受話器をあげるだけで番号の入力やボタンの操作がなく自動的に設定した内線番号に発信する機能です。設定を行った電話機は特定の番号への専用の電話機になります。

 内線においては、拠点間での連絡や部署間での連絡などで利用されます。

 外線においては、得意先などの特定の相手先と担当者を直接つなぐ目的で利用されます。電話をして一度受付にて保留や転送などの取り次ぎがなくなるため、頻繁に連絡をとる場合には業務負荷が削減できます。

まとめ

 今回の記事では、ビジネスフォンの基本的な使い方と、定番から応用まで幅広い機能について紹介していきました。

 ビジネスフォンは各メーカーからたくさんの種類が販売されていて、どの製品やサービスを選択すべきか迷う方も多いです。

 新しく導入を検討している場合や、今あるものから乗り換えの際には、ビジネスフォンの選び方ガイドや従業員規模別の導入ポイントを紹介しているe-Bookをご用意しています。ぜひご活用ください。

ビジネスフォンの選び方に迷ったら! 電話の選び方ガイド

従業員規模別の電話サービスの導入ポイントを徹底解説!

このエントリーをはてなブックマークに追加
Evernoteに保存
印刷

「ビジネスの最適解」をお届けします 無料ダウンロード資料


メルマガ登録


経営力向上セミナー


「人材不足」を働き方改革で乗り越える


教育機関向け特集


自治体向け特集


イベント・セミナー情報


ICTコンサルティングセンタ

ページトップへ

close