2021.3.26 (Fri)

テレワーク・リモートワークとは何か?(第12回)

リモートワークの導入と問題点、生産性について

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 2020年より流行をはじめた新型コロナウイルス感染症の影響により、リモートワークを導入する企業が増えています。働く場所を選べることや時間が有効活用できるというメリットがある半面、生産性の低下や従業員同士のコミュニケーションが円滑にとれないなどのデメリットも存在します。この記事では、そんなリモートワークにおける集中力と生産性について解説していきます。これからリモートワークを導入するという場合はもちろん、すでに導入しているという場合も、生産性の維持・向上に役立ててください。

感染症の流行により導入が勧められているリモートワーク

 2020年から蔓延しはじめた新型コロナウイルスの影響により、リモートワークは急速に導入が進められました。以下では、調査結果をもとにリモートワークの導入率について解説します。

リモートワークの導入率

 公益財団法人 日本生産性本部は2021年1月に「第4回 働く人の意識に関する調査」を実施し、新型コロナウイルス感染症が組織で働く人の意識に及ぼす影響の調査結果を取りまとめました。

 その中で、2021年1月時点でリモートワークの導入率は22%となっていることがわかりました。特に1都3県では導入率が32.7%となっており、人口密度が高い地域でリモートワークの導入が進んでいることがわかります。

 しかし、リモートワークの導入が年々進んでいるかというと、そうではありません。2021年1月は2回目の緊急事態宣言が発令された時期ですが、1回目に発令された2020年の5月の際はリモートワークの導入率が31.5%であったため、10%程度導入率が下がっています。

 原因はさまざまですが、要因のひとつとしてリモートワーク導入により生産性が下がったことが挙げられます。

リモートワーク導入による生産性への影響

 以下ではリモートワークにおける課題のひとつである生産性の低下について解説します。

リモートワークにより個人の生産性はどうなったか

 NTTコムリサーチの調査によると、リモートワークにおける個人の生産性について、生産性が向上したと回答した人が33%、生産性が低下したと回答した人が24.9%いることがわかり、リモートワークによって個人の生産性が向上するメリットがある一方、人によっては生産性が低下するデメリットもあることが判明しました。

リモートワークによりチームやプロジェクトの生産性はどうなったか

 上記の調査ではチームやプロジェクト業務における生産性についても調査を実施しています。生産性が向上したと回答した人が15.8%、生産性が低下したと回答した人が29.2%いることがわかり、リモートワークによってチームやプロジェクトの生産性が低下すると感じる人が多いことが判明しました。

生産性が下がる理由とは

 個人の業務や、チーム・プロジェクトの業務に関わらず、一定の人がリモートワークによって生産性が低下していると感じています。生産性が低下している理由としては、「コミュニケーション」、「管理」、「労働環境」、「社員のモチベーション」に対して課題が発生しているためです。

 以下では生産性を低下させる各課題について、解説します。

コミュニケーションをとる回数と時間の減少

 リモートワークによってコミュニケーションを取る回数と時間が減少する傾向にあり、その理由としてコミュニケーションが取りづらいということが挙げられます。

 オフィスで働いている場合であれば従業員同士の状況が把握しやすく、気軽に相談や情報共有を行うことができましたが、リモートワークでは各個人の状況が把握できないことや、会話をするだけでも打ち合わせをセッティングする必要があることから、コミュニケーションを取ることが難しくなります。

 その結果、一人で悩む時間が増えたり、情報共有が円滑に行われず、生産性の低下につながります。

進捗の把握と共有を円滑に行うことが困難

 リモートワークでは、進捗の把握と情報共有が円滑に行いにくくなります。その理由として、従業員がオフィスではなく、それぞれ離れた場所で作業していることが挙げられます。

 従業員全員がオフィスで働いている場合であれば、管理者が各従業員の作業状況を容易に確認できますし、作業が滞っている状況にも気付くことができます。さらに情報を共有したい場合もすぐに従業員を集めてミーティングをすることができますが、リモートワークではオンライン会議でのミーティングをする際に日時を決めるなどの必要があります。

 その結果、進捗が滞ることが増えたり、情報共有の効率が下がってしまうことが生産性の低下につながります。

労働環境の整備と把握が難しい

 リモートワークは働く場所を自分で選択できるメリットがある一方、働きやすい環境を整備することが難しいと感じている人も少なくありません。

 リモートワークは自宅もしくはワークスペースで行うことが多いですが、自宅だと家族の生活音が気になって集中できなかったり、既存の机や椅子で仕事をすると腰や肩を痛めてしまうこともあります。自宅の環境を整備するにもコストがかかったり、そもそもスペースがなかったりと環境整備のハードルが高いと感じる人もいます。

 ワークスペースの場合、働く環境は整っていますが、他の利用者に配慮が必要であったり、何より料金がかかるというデメリットがあります。

不公平感がある

 リモートワークは従業員同士の状況が見えないことが原因で不公平感を抱く人がおり、結果的にモチベーションや生産性が低下することもあります。抱かれる不公平感としては、「サボっている人がいるのではないか」、「正当に評価されないのではないか」、「自分だけ情報共有されてないのではないか」などが挙がります。

 どれも実態を判断することはできませんが、リモートワークというお互いが見えない状況によって発生してしまう課題となります。

リモートワークで生産性を向上させる方法

 上記の課題がありつつも、オフィスに出社する必要がないなど、リモートワークによるメリットは多くあり、上記調査ではリモートワークを続けたいと考えている人が70%以上という結果となっています。

 そのため上記の課題が解消されれば、より満足できる環境で働くことが可能となります。そこで、以下ではリモートワークで生産性を向上させる方法を紹介します。

適度にコミュニケーションをとる機会を設ける

 コミュニケーションや管理の課題を解消する方法として、適度にコミュニケーションを取る機会を設けることが挙げられます。コミュニケーションをとることで人間関係が構築でき、チームワークの向上や円滑な情報共有が期待できます。

 リモートワークでは、従業員が能動的にコミュニケーションをとることが難しいため、管理者などリーダー層がコミュニケーションをとる機会を設けることが重要となります。以下では例として定例会の実施と、1on1ミーティングを紹介します。

定例会の実施

 朝会などの定例会を開くことで、従業員の作業状況の確認や情報共有を行うことができます。ここでポイントとなるのは、時間と人数を制限することです。定例会は多くの従業員の時間を拘束することになるため、全員が長時間の定例会に参加すると生産性が低下する可能性もあります。そのため、チームごとに定例会を分けるなどの工夫が必要です。

1on1ミーティング

 1on1ミーティングは、上司と部下1対1の面談を週1回などで行うことにより、コミュニケーションの頻度を増やすことができます。ポイントとしては上司が一方的に会話するのではなく、部下の話を聞くことをメインとして行うことです。それによって抱えている課題を把握できたり、評価につなげられる情報を得ることもできます。

適切な勤怠管理を行う

 リモートワークでは勤務態度や勤務中の様子が可視化されないため、適切な勤怠管理が重要となります。可視化されないことにより、自己管理ができず過度に働く人、あるいは仕事していない人が出るかもしれません。

 対策としては、勤怠連絡を始業就業時に行ったり、定例会で各従業員の状況を報告してもらうなど、「報連相」を行う頻度をあらかじめ決めるなど、ルールを策定することが挙げられます。

 ここでポイントとなるのは、管理が監視になってしまわないことです。リモートワークのツールとして常にパソコンのインカメラがオンになっており、各従業員の姿をリアルタイムで確認できるものがありますが、監視になってしまうと従業員のモチベーションが下がったり、プライバシーの侵害となることもあります。

 生産性を上げるために重要なのは監視ではなく、適度な勤怠管理を行うことです。

評価制度を設ける

 リモートワークによって働き方が大幅に変わったこともあり、評価制度を改めることも生産性の向上につながります。リモートワークは作業の過程を確認することができないため、今までの評価基準が適切でない可能性もあります。評価制度の見直しを行わないまま仕事を進めてしまうと、評価する軸を見出せず、結果として成果主義となってしまうことがあります。

 成果主義はアメリカなどでは主流ですが、日本においてはあまり浸透しておらず、失敗できない雰囲気となってしまいチームワーク力が低下してしまったり、不満を持つ人も少なくありません。評価は従業員のモチベーションにもつながるため、職場にあった評価制度を設けることが重要となります。

 評価制度のポイントとしては、評価項目を明確にする、評価方法を統一する、従業員が成果をアピールする場を設けるなどが挙げられます。策定した評価制度をもとに従業員を適切に評価し、評価結果をフィードバックすることで、社員のモチベーション向上が期待でき、結果として生産性を高めることにつながます。

ツールを導入する

 リモートワークにおける上記の課題は多くの人が感じていることから、課題解消のため他種多様なツールが開発されており、それらを活用することで生産性の向上を図ることができます。例としては、「クラウドストレージ」や「コミュニケーションツール」、「プロジェクト管理ツール」が挙げられます。

 クラウドストレージはクラウド上にファイルを保管できるツールで、権限を付与することで複数人でクラウド上のファイルにアクセス、更新を行うことができます。クラウドでファイル共有することで、従業員同士の情報共有を円滑に進めることができるだけでなく、外出先で資料をスマートフォンから確認できたりと、より柔軟な働き方を実現します。

 コミュニケーションツールは、Microsoftが提供している「Teams」など業務に特化したツールが必須となりますが、他にも仮想オフィスツールなどもおすすめです。仮想オフィスは各従業員がアバターとなって仮想オフィスに在籍するため、気軽に会話できる環境が実現できます。

 プロジェクト管理ツールは、ガントチャートや課題管理などプロジェクトの管理に関わるツールが一体となった統合ツールがおすすめです。各ツールを連携させることで、管理が容易になります。

 ツールを導入する際に注意すべきポイントとしては、ツールの導入を目的としないことです。さまざまなツールが開発されており、流行しているものもありますが、自社が導入しようとしているツールは本来解決したかったことが解決するのか、目的に沿っているのかということを念頭に選定することが重要です。

仕事環境を整える

 リモートワークでは自身が働く場所を選べるだけでなく、仕事環境を自分で構築することができます。なんとなく自宅の机や椅子で仕事をしている人がいるかもしれませんが、仕事用に環境を整えることで、オフィスにいた頃より生産性を高めることも夢ではありません。

 仕事用の机や椅子を購入して、身体にかかる負荷を軽減したり、可動式の机で座りながらだけではなく立ちながら仕事を行えるようにして、集中力を高めることもできます。他にも防音材などで周囲の雑音を遮断することもおすすめです。

運動を習慣化する

 運動はストレス解消を促し、生産性を高めることができます。ストレスはコルチゾールという物質が大量に分泌されている状態で、分泌を抑えたり、セロトニンという不安解消を促す物質を増加させることでストレスを解消することができます。

 運動を定期的に行うことで、コルチゾールの減少とセロトニンの分泌を促します。さらに日光を浴びることでもセロトニンは分泌されるため、ジョギングなど外で行える運動をおすすめします。

リモートワークはやる気が出ない?その理由とは

 リモートワークにおいて、生産性を低下させる大きな原因のひとつに「やる気が出ない」ことが挙げられます。なんとなくやる気が起きず、集中できないことから仕事が手に付かない人もいらっしゃると思います。人それぞれですが、そこには必ず原因があります。

 以下ではその原因となりうる理由をいくつか紹介します。

作業環境が整っていない

 上記生産性における課題としても挙げましたが、作業環境は集中力とモチベーションに大きく影響を与えます。集中できない要因としては家族や隣人の生活音、机や椅子による身体への負荷などが挙げられます。

プライベートとの切り替えが難しい

 自宅でリモートワークしている場合、仕事とプライベートの切り替えが難しいことも原因となります。出勤する必要がなく、姿が見られることもないことから、朝は始業ぎりぎりまで寝ていたり、着替えなど身支度を行わずに仕事をしてしまうことで、オンとオフの切り替えがうまくできなくなります。

 さらにリモートワークは家事を並行して行えるなどメリットもありますが、それによってオン・オフの境界が曖昧になり、結果として夜遅くまで仕事をしてしまうことにもつながります。

仕事以外のことをしてしまう

 リモートワークには、誘惑がたくさんあります。そしてつい仕事以外のことを始めてしまい、集中が途切れてしまうこともあります。

 これは、人に見られていない安心感が原因です。それらの誘惑に対して、忍耐で打ち勝つことは難しいため、仕事専用のスペースを確保するなど対策が必要となります。

コミュニケーション不足

 円滑なコミュニケーションはチームワークにつながりますが、リモートワークではコミュニケーションが不足してしまう傾向にあり、チームへの帰属意識が薄くなります。その結果、指示された目の前の作業にのみ集中してしまい、プロジェクトの目的など大きな方針への意識が薄れることで、やる気が低下してしまうことにつながります。

 さらにコミュニケーションが取りにくいことにより、気軽に相談することができず、一人で悩む時間が長くなってしまい、やる気の低下を引き起こしてしまうこともあります。

不規則な生活

 リモートワークは通勤時間がなくなることから、朝遅くまで寝ることができたり、外出しなくなることから、栄養のある食事を摂らなくなってしまうなど、結果として不規則な生活を送ってしまう人もいます。不規則な生活は自律神経を乱し、活力を低下させたり、体調を崩したりと心身ともに悪影響を及ぼします。

集中力の低下

 リモートワークは個人作業を行うにあたり集中できるというメリットもありますが、中には集中力を低下させてしまう人もいます。その理由のひとつが、一人の時間が増えることで育児や介護、将来への不安などを抱え込んでしまうためです。将来のことを考えることは大切ですが、思い悩み過ぎてしまうことは集中力の低下につながります。

リモートワークで集中力とやる気を上げる方法

 リモートワークによって集中力とやる気が低下することがあります。この場合、原因を特定して対策を講じることで、集中力ややる気を取り戻すことができます。以下では上記に挙げた原因に対する対策を紹介します。

作業場所に余計なものを置かない

 仕事をする際は作業する場所を決め、作業場所には余計なものを置かないことをおすすめします。仕事場所を決めて、そこに座ることで意識のスイッチが仕事モードに切り替わるようになりますし、集中を削ぐものを排除することで、目の前の作業に集中できるようになります。

 作業に必要だと思っていたものに関しても、実は不要であり、集中力を低下させている原因となっている場合もあります。例えばノートや付箋をいくつも保有しており、そこにメモややることを記載していた場合、情報を得たい時にすぐに探すことができないかもしれません。

 場合によっては情報を探すことが目的になってしまい、間違った方向に集中を向けてしまいかねません。対策例としては、煩雑だったノートや付箋などをパソコンのアプリなどで代用することにより、情報を得やすい環境を整えるなどが挙げられます。

外出するときと同じルーティーンを行う

 出社していた際は毎朝、顔を洗い、歯を磨き、着替えるなど人それぞれルーティーンがあったと思いますが、それは無意識のうちに頭を仕事モードに切り替えるスイッチとなっています。そのため、リモートワークにおいても出社時と同じルーティーンを行うことで、自分がベストパフォーマンスを発揮できる状態に持っていくことが可能となります。

 そのルーティーンも少し変えることでパフォーマンスが向上したり、逆に低下することもあります。そこで、基本となる軸を作って日々少しずつ変えてみましょう。パフォーマンスへの影響を把握することができ、最適なルーティーンの作成も期待できます。

スマートフォンを遠ざける

 スマートフォンのアプリは開発者が収益を高めるため、長い時間使用してもらえるようにさまざまな工夫を凝らしています。マーケティング理論や脳科学を駆使して行われているため、どれだけ意思が強い人でもそれに対抗することは難しいでしょう。

 スマートフォンが近くにあると集中力が低下するケースは非常に多く見られるので、根本的に解決するためには、仕事中はスマートフォンを遠ざけたり、電源を切ることをおすすめします。

気分転換をする

 リモートワークは個人で作業するため、気付いたら長時間仕事をしてしまうこともあります。しかし、脳を意識的に休めることはやる気や集中力を高めるのに重要な要素となるため、意識的に気分転換を取り入れることが重要です。

 休息を取らずに集中し続けていると視野が狭くなることがあり、生産性を下げることにもつながります。そのようなときは気分転換を取り入れると、狭まった視野や頭をリフレッシュすることができます。

 具体的には仮眠や雑談、あるいは別の仕事に切り替えることでも頭はリフレッシュしますの。また、溜まっていた雑務などをこなすこともひとつの手段です。

仕事モードに切り替えるきっかけをつくる

 仕事モードに切り替える方法は、上記外出時のルーティーンだけではなく、始業時や休憩後に行うルールを決めるといったことが挙げられます。決まったルールはないので、仕事をする前に手を洗う、目的を再確認するなど色々と試してみて、自分に合ったものを探しましょう。

 以下では仕事モードに切り替える方法をいくつか紹介します。

勤務時間を決める

 リモートワークは生活と仕事の境界が曖昧になってしまうことから、だらだらと仕事を続けてしまいがちです。そのため、あらかじめ勤務時間を決めることで集中すべき時間を明確にでき、仕事とプライベートの切り替えが行いやすくなります。

仕事中のBGMを決める

 仕事中のBGMを決めることも、仕事モードに切り替える方法のひとつです。毎回同じBGMをかけることで、そのBGMが合図となって仕事モードに切り替わることができます。さらに音楽をかけると周囲の雑音を遮断することもできるため、集中力の向上も期待できます。

仕事中の香りを決める

 音楽と同じで仕事中の香りを決めることでも、仕事モードに切り替えることができます。嗅覚は脳の中でも「感情・本能」を動かす部分に直接伝わる感覚であるため、仕事中に毎日同じ香りを嗅いでいると、それが合図となって無意識に気持ちを切り替えられるようになります。アロマオイルを焚いたり、アロマディフューザー等を仕事用デスクに置くことも有効です。

リモートワークになったことで生まれるゆとりが暇につながる

 リモートワークによってゆとりが生まれ、それが暇につながります。これまで忙しく仕事に邁進してきた人は、暇が生まれたことにより不安や罪悪感を感じるかもしれませんが、その必要は全くありません。以下ではリモートワークで暇な時間が生まれる理由とその活用方法を紹介します。

リモートワークだとなぜ暇になるのか

 リモートワークで暇な時間ができる理由は、自分の作業に集中できるためです。オフィスでは自分の作業を阻害するさまざまな要因があります。例えば同僚の相談に乗ったり、後輩の指導を行うなどが挙げられます。これらの要因は、自分が集中している時であっても発生します。

 人間は集中状態にはいるのに「23分」かかるといわれていますが、集中状態に入る前にそれが阻害されてしまうと、集中するまでにまた23分時間を要することになります。そのため、基本的にリモートワークではオフィスにいる場合と比較して作業効率が向上し、暇な時間が生まれるのです。

暇であることに罪の意識を覚える必要はない

 前述の通り、リモートワークで暇な時間が生まれることは当たり前なので、罪悪感や不安を感じる必要はありません。ネガティブな感情は心と身体に悪影響を及ぼし、最悪の場合うつ病などの精神疾患を患ってしまうこともあります。

 仕事を長時間行うことは誰にでもできることですが、仕事を早く終わらせることはスキルがないとできません。暇な時間ができたことは仕事を効率良くこなせた結果であり、喜ぶべきことなのです。

暇だと感じたらその時間を有効に活用する

 暇な時間ができた分、その時間を他のことに活用することで、充実感や満足感を得られることができます。ポジティブな気持ちはパフォーマンス向上にもつながります。以下ではその活用例をいくつか紹介します。

健康増進のための取り組み

 リモートワークにより外出する機会が減ったことから、運動不足になる方も少なくありません。そのような人は、空いた時間で健康増進の取り組みを行うことをおすすめします。ウォーキングや筋トレなど気軽にできるものから、テニスや野球など健康増進と共に新しい趣味を見つけてもよいでしょう。

 疲れたと感じる人には、軽い運動がおすすめです。アクティブレストという言葉があり、身体を動かすことで疲労回復を狙うことを指します。身体を動かすと血液の巡りが良くなり、老廃物の排出がスムーズになったり、自律神経を整える物質が分泌されるため、結果として動かない場合よりも疲労回復が見込めます。

 運動だけでなく、食事で健康増進を行うこともおすすめです。外食や惣菜がメインとなってしまうと栄養が偏ってしまいがちです。空き時間を活用して自炊することで、健康を増進できます。

スキルアップのための取り組み

 空いた時間をスキルアップに活用することもできます。仕事に関する書籍を読んだり、資格勉強をしてもよいでしょう。自分がやりたかったことを棚卸しして、新しいことにチャレンジすることでも良い刺激を受けることができます。

その他の取り組み

 その他にも部屋の掃除を行ったり、模様替えをしてみたりと、空いた時間を活用してできることはたくさんあります。与えられた仕事をこなすだけでなく、能動的に何かに取り組むことで気分転換になりますし、ストレスが緩和されてパフォーマンスの向上にもつながります。

リモートワークで集中力と生産性を維持するためには工夫が必要

 リモートワークにおいて、集中力や生産性が低下してしまうことには原因があります。その原因を明確にすることで有効な対策を施すことができますし、結果としてオフィス以上に効率良く仕事を行える場合もあります。リモートワークは今後も普及し続ける可能性が高いため、今一度、自分のリモートワーク環境を見直してみましょう。

※この記事は2021年3月時点の情報を元に作成しています

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