クラウド導入はじめの一歩(第16回)

クラウドでの文書管理・データ管理などを徹底解説

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 文書管理やデータ管理・プロジェクト管理・労務管理など、会社が機能するためにはさまざまな情報の管理が必要となります。従来は主に紙を使ってこのような管理が行われてきましたが、環境配慮や利便性などの観点から、紙ベースの情報管理はすでに時代から取り残されつつあるのが現状です。近年では多くの企業がデジタル、特にクラウド型のデータ管理へ移行を選択しています。この記事では、クラウド型の文書管理やデータ管理などを導入するときに気をつけるべきことについて詳しく解説します。

クラウド型の文書管理やデータ管理のメリット

 多くの企業では、各種情報の管理方法が紙媒体からデジタルデータ管理に移行しています。データ化での管理は、環境への配慮や業務の効率化という面で、紙媒体での管理よりも優れています。データ化による管理方法はたくさんありますが、中でも近年注目を集めているのがクラウドサービスによる管理方法です。

 クラウドサービスでデータを管理すると、同僚間や取引先の担当者との情報共有が簡単になるなど、多くのメリットがあります。クラウドサービスによる文書管理システムは多種多様に展開されており、今後の文書管理システムの主流になると考えらえています。

クラウド型の文書管理を選ぶポイント

 クラウド型の文書管理システムは、自社でサーバーを設置する必要がないため、運用や管理が非常に簡単です。さらに、ほかにもクラウド型だからこそのメリットがたくさんあります。クラウド型文書管理システムの主なメリットを4点紹介します。

文書共有機能

 紙や各端末にデータを保存する従来の方法では、共有の際には、手渡しやメールによるファイルの転送が必要でした。しかし、クラウドサービスの文書管理システムでは、データはオンライン上にあるクラウドサーバに保存されます。

 そのため、インターネットに接続できる環境であれば、日時を問わずファイルを閲覧することが可能です。たとえばオフィスの外からでもファイルの閲覧が可能であり、テレワークや出張時の情報共有が容易になるという点が大きなメリットです。

文書の共同閲覧、共同編集

 前項の通り、クラウド型の文書管理システムでは、ネットワークに接続できる環境であれば、誰でもデータにアクセスが可能です。多くのクラウドサービスは閲覧機能だけでなく、編集機能も備えています。オンライン上で編集できるという点は、従来のようにデータを端末にダウンロードする手間を省略できるため、業務の効率化につながります。

異なるデバイスからの利用

 クラウド型のサービスは、基本的にアカウントとIDでユーザーの管理を行います。そのため、アカウントとIDが合致しさえすれば、どのようなデバイスからでもアクセスが可能です。最近はスマートフォンやタブレットでの編集に対応したクラウドサービスも増えており、日時や働く場所を問わずデータの利用が可能です。

 働く場所や時間を縛られないという点は、業務の効率化だけでなく、多様化する働き方の面でも、大きなメリットがあります。

セキュリティも安心

 クラウド型の文書管理システムでは、オンライン上にデータを保存します。ネットワーク上でのデータの保管に対し、情報漏えいを懸念する企業もあるでしょう。しかし、多くのクラウドサービスは強固なセキュリティ体制を敷いています。重要文書に閲覧制限をかける機能や、一部の人にのみアクセス権限を与える機能を搭載しているクラウドサービスも数多くあります。

 セキュリティ対策の内容はクラウドサービスによって異なります。企業が安全にクラウド型の文書管理システムを利用するためには、各サービスのセキュリティ対策を吟味し、自社に最適なものを選択することが重要です。

クラウド型のデータ管理を選ぶポイント

 クラウド型のデータ管理は、「クラウドストレージ」とも呼ばれています。セキュリティ対策が強化されたことにより、近年はクラウドストレージの利用が個人から法人へと拡大しています。企業がクラウド型のデータ管理システムを選ぶべきポイントについて、メリットの観点から解説します。

データをどこからでも利用できる

 クラウド型のデータ管理を行うことで、アクセス権限さえ有していれば、場所や日時を問わずデータの参照やアップロードが可能になります。たとえば社内で作成したプレゼンテーション用のファイルでも、社外からアクセスし、ユーザーに公開することができます。あるいは、営業先で資料を追加して、ビジネスチャンスを広げることも可能です。

容量の大きなデータでも管理しやすい

 近年は、大容量のデータに対応したクラウド型のデータ管理サービスも増えています。ストレージ容量の大きさはサービスやプランによって異なるものの、企業規模によっては安価なプランで対応できる場合も多くあります。クラウド型サービスでは自社でサーバーを用意する必要がないため、初期費用や運用コストを抑えて、大容量のデータを管理できる点は、大きなメリットといえます。

データのメール添付によるやりとりを行わずに済む

 従来のように各端末にデータを保存する方法では、一般的にファイルの共有はメールへの添付という方法で行っていました。しかしメールでは送信できる容量に制限があるため、ファイルの分割や、他の媒体を利用するといった工程が必要でした。

 クラウド型のデータ管理では、データはオンライン上に保存され、アクセス権限があれば誰でもアクセスが可能です。そのため、メールや紙媒体で情報をやり取りしなくても、情報の共有が可能です。

バックアップになる

 クラウド型のデータ管理システムでは、データは提供サービス会社のサーバーに格納されます。そのため、万が一、ローカル端末がウイルス感染し使用できなくなったとしても、クラウドストレージにはコピーデータが残っているため、すぐにデータを復元できます。このように、クラウド型のデータ管理はデータのバックアップも兼ねています。

クラウド型サービスで管理するログ・プロジェクト・労務・パスワード

 クラウド型のデータ管理サービスでは、文書やデータの他に、業務に関連する様々なカテゴリ情報も管理できます。

 クラウド型のシステムを利用する際には、サーバーの設置やトラブル対処をサービスの提供会社に委託することができ、システムの運用や管理が簡単であるというメリットがあります。クラウド型のシステムで管理できる代表的なカテゴリとして、以下の4点を紹介します。

クラウドによるログ管理

 クラウドサービスにはログを一元管理ができるサービスもあります。ログは、コンピュータの稼働状況やサーバーのアクセス状況の履歴です。企業には多くのシステムが稼働しており、その管理内容は多岐に渡ります。

 各システムのログは、トラブルの原因究明の他、業務効率化などの業務改善にも活用できる情報です。クラウド型のログ管理サービスでは、統合ログ管理により、各システムに分散しているログを簡単に一元管理できます。クラウド上で管理することにより、ローカル端末でのログ改ざんを防止する効果も期待できます。

クラウドによるプロジェクト管理

 あるプロジェクトを遂行する際には、規模が大きくなるほど、関わる担当者が増加します。人数や担当部署数が増えれば、各部門での情報の共有や連携が煩雑になります。情報の共有がうまくいかなければ、作業の重複や、伝達ミスによるトラブルの発生のリスクが高くなります。そのため、規模が大きいプロジェクトほど、プロジェクト管理の重要度が増します。

 クラウドサービスを利用してプロジェクト管理を行うと、情報をオンライン上に集約できるため、デバイスや場所、日時を問わず情報の共有や伝達が可能になります。システムにアクセスするだけで最新の情報を取得できる点は、業務の効率化やスムーズな連携の面で大きなメリットです。

クラウドによる労務管理

 従来の労務管理システムは、給与計算や残業時間管理などを紙媒体や担当のパソコンにインストールしたソフトウエア上で行っていました。労務管理者は、それぞれの従業員が提出する書類をまとめ、手動でデジタルデータへ変換し管理しなければならず、負担は大きいものでした。クラウド型の労務管理システムを導入すると、従業員がクラウドサービスを用いて情報を入力することで、紙媒体を介さずに、各従業員の労務状況をデジタルデータとしてシステム上で一元管理でき、効率的に管理を行うことが可能です。

クラウドによるパスワード管理

 使用するシステムが増えるほど、管理すべきパスワードも増加します。個人でパスワードを管理にする場合、パスワード流出のリスクや、失念時のシステム担当者によるパスワードの初期化の必要性が高くなります。

 パスワード管理システムを導入することで、各ユーザーのIDやパスワードを一元的に管理できるようになります。最近はクラウド型のパスワード管理サービスも増加しています。クラウド型サービスはデータのバックアップも兼ねているため、万が一各ローカル端末の被災や故障によって各システムのパスワード情報を損失しても、データを復元できるというメリットがあります。

クラウド化のメリットを押さえて業務データの管理効率をめざす

 クラウドサービスを利用して文書やデータを保存・共有すると、大幅な業務の効率化を期待できます。近年はテレワークの普及や働き方の多様化により、アクセス権限があれば場所・日時を問わずデータを取得できるクラウド型の管理システムは、ますます需要が高くなるでしょう。

 クラウド型のデータ管理システムは多種多様に展開されています。より高い業務効率化を図るためにも、企業は自社に最適なサービス内容やセキュリティ体制を持つサービスを吟味し、選択することが重要です。

※この記事は2021年3月時点の情報を元に作成しています

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