仕事が速い人が実行している“ちょっとした”時短術

　日本IBMでシニア・プロジェクト・マネージャーを務めている木部智之氏は、ある日、すでに立ち上がっていた最大級のシステム開発のプロジェクトマネージャーに任命された。チームは数百人ものスタッフで構成されていたが、スケジュールは大幅に遅れていた。木部氏はその遅れを挽回する役目を背負うことになった。

　木部氏はスケジュールの遅れを取り戻すために、どうすれば最高の効率かつ、最速で成果をあげられるかを徹底的に考え、実行した。その結果、チームはスケジュールを取り戻し、プロジェクトは大きな成果を収めるに至った。

　木部氏がとった方法とは、マジックのような特別な手法ではなかった。誰にでもできるちょっとしたテクニックをコツコツと積み重ねることで、チームを成功に導いた。

　その“ちょっとしたテクニック”とは何か？ 木部氏が自ら執筆した「仕事が速い人は『見えないところ』で何をしているのか?」（KADAKAWA刊）を元に、そのテクニックの一端を紹介しよう。

コントロールが難しいコミュニケーションの時間をどう短縮するか

　木部氏は本書にて、仕事に要する時間を「思考時間」「コミュニケーション時間」「実行時間」の3つに分けている。思考時間とは、仕事をどう進めるか、何をするかと考えを巡らせている時間であり、コミュニケーション時間とは、自分以外の誰かと意思疎通を図るために費やす時間である。そして実行時間が、実際に作業を行っている時間である。

　これらの3つの時間のうち、思考時間と実行時間は、基本的に自分ひとりで行う作業であるためコントロールがしやすい。一方でコミュニケーション時間は、必ず相手が伴う行為のため、ほかのふたつの時間と比べるとコントロールが難しい。

　だが木部氏によれば、そのコントロールが難しいコミュニケーション時間でも、仕事のスピードをアップさせる方法はあるという。

上司がつかまらない時、部下に指示を出す際の時短術

　たとえば、上司とコミュニケーションを取る時間を見つけ出すことは、手間のかかる業務のひとつである。待たされたり、ほかの仕事を優先されてキャンセルされたりと、多くの労力と時間を要する。

　しかし、こうした相手とのコミュニケーションもちょっとした工夫で改善できる。予めメールを送ったり、それに加えてポストイットで、メールに返信してほしい旨をデスクに残しておけば良い。さらに、上司の秘書、あるいは隣席の人に、席に戻り次第連絡をもらえるように依頼するなどの方法もある。さらに、席でデスクワークをしている時間帯、比較的余裕のありそうな時間帯を予め把握しておき、上司にコンタクトできる確率を高めるという。

　一方で、部下とのコミュニケーションは、時間だけでなく、進捗管理も伴う難しい業務である。自分が上司である以上、部下に対して指示を出し、チェックする義務がある。

　木部氏の場合、部下が指示を求めてきた時は、必ず「君はどう思う」と、部下自身が問題の解決法を考えるような受け答えをしている。上司が部下のフォローを常にしているようでは、チームとしてのスピードは上がらない。つまり、部下が主体性を持たない限り、仕事は停滞するのだ。もちろん上司として、部下の質問やアドバイスに応える必要はあるが、部下が作業の主体が自分自身であることに気付くことが重要なのだ。

　さらに、部下の仕事チェックを欠かすことはできない。“時間がない”と省いてしまいがちではあるが、部下が方向を見失い、仕事を見当違いの方向に進めてしまった場合は、その挽回のためにさらなる時間のロスが発生してしまう。

　その対策として木部氏は、部下に仕事がある程度進んだところで進捗を確認し、誤った方向に進んでいれば軌道修正するようなチェック体制を構築することが望ましいとしている。

会議は即決の場！ アイディアを考えるようではダメ

　会議のスピードアップについては、木部氏は「準備して臨む」「時間を限る」「結論を出す」ことが重要としている。会議でアイディアを練るようでは、時間がいくらあっても足りない。会議は可否を決める場と位置づけ、具体的なアイディアは予め用意しておくことで、時間の短縮が図れるという。

　メンバーが準備を怠っていれば、会議を取り止めるくらいの割り切りが重要である。決めるべきものは基本的に時間内で即決し、どうしても残る課題については、誰がいつまでに何をするのかを決めて、終了する。これで、会議のスピードは大幅に向上する。

　会議のほかに時間がかかるものとして、木部氏はメールのやりとりを指摘している。受信して内容を確認した相手には、「承知」「了解」など、短文でも良いのですぐに返信をするよう徹底すると、自分の意思が早く伝わるため、結果として相手の対応も早くなるという。

地道な工夫の積み重ねが、大きな成果を生む

　ここまで取り上げたような内容の一部を実行している企業は、すでにあるかもしれない。しかし、木部氏のように、すべてを徹底して導入しているという企業は多くはないだろう。

　仕事のスピードを上げるための解決策は、目を引くようなドラスティックな仕組みを取り入れることではない。身の回りの日常業務のなかで発生している細かいロスを、ひとつずつ潰していくことにほかならない。日々の地道な工夫が効率化につながり、気がつけば仕事のスピードが劇的な変化を遂げることになるのだ。