2021.3.12 (Fri)

ビジネスを成功に導く極意(第33回)

それ、間違いかも!? 戸惑いがちなビジネスマナー

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 「ビジネスマナーを習ったのは新人研修のとき以来。今ではすっかり自己流になってしまった」という方は多いのではないでしょうか。テレワークの定着で上司や同僚と過ごすことが少なくなり、周囲から間違いを指摘してもらえる機会は減りました。キャリアを積むほどに指摘されなくなるのも現実です。いまのうちに、間違いがちなマナーをおさらいしてみましょう。

ビジネスマナーはドアのノックから始まっている

 お客さまを訪問して入室する際、ドアをノックします。ドアをノックする回数に戸惑うビジネスパーソンは少なくありません。

 ノックの回数に関しては、「国際的なビジネスマナーの4回に合わせるべき」「4回は多すぎるので3回が正解だ」などさまざまな見方があります。しかし現在は、多くのメディアで「日本のビジネスシーンではノック3回が正式である」という説が紹介されているため、これを正解として認識する人が多いようです。諸説あり迷うかもしれませんが、多くの人の認識に合わせて「3回」を採用するとよいでしょう。

 ただし、どの説にも共通するのは「ドアノック2回は相手に対して失礼な行為になってしまう」ということ。ドアノック2回はトイレなどで“空室確認”をする際の回数といわれているので、注意が必要です。

 お客さまを自社の応接室などにお通しする際も、手順を覚えておくとスマートです。手順はドアの種類によって異なり、廊下側に開くタイプのドアは、ドアを押さえてお客さまを先にお通しします。室内側に開くタイプのドアは、お客さまに「お先に失礼します」とひと声かけてから素早く中に入り、ドアを押さえて迎え入れます。横にスライドする引き戸の場合は、廊下でドアを開けて押さえ、お客さまを先にお通しするのが正解です。

 入室シーンのマナーは、相手とのコミュニケーションを気持ちよくスタートさせるための第一歩。ここをクリアすると、落ち着いて会話が始められます。

見られている可能性大の名刺マナー

 名刺交換をするときは、相手の名刺より少し下の位置で自分の名刺を差し出すのが、謙遜を意味するとされています。しかし、さらに相手がさらに下へと潜り込んできたとき、あなたならどうしますか。謙遜しすぎてお互いどんどん下がってしまう前に、同じ高さでお渡しするか、「上から失礼します」と相手に下の位置を譲って上からお渡しするのがスマートです。

 名刺交換をした後は、名刺を名刺入れの上に乗せることがマナーとされています。複数の人の名刺を受け取った際に、上役の名刺を名刺入れの上に乗せ、そのほかの名刺はテーブルに並べるというルールをよく聞きますが、それを“特別扱い”とネガティブに捉える見方もあるようです。名刺をすべてテーブルの上に乗せることに問題はありませんので、誤解を受けない振る舞いをするとよいでしょう。名刺の並べ順に厳密なルールはありません。席順、役職順など、相手の名前を覚えやすい並べ方を模索してください。

従業員がすでに帰宅しているときの電話対応

 すでに帰宅した従業員宛に電話がかかってきたシチュエーションで、不在をどのように伝えればよいでしょうか。「●●は退社しました」「●●は帰社しました」「●●は帰宅しました」など、いくつか候補は挙がると思います。

 正解は、「本日、●●は退社しました」です。まず、「帰社」は出先から会社へ戻ってくることをいいます。「帰宅」は意味として間違ってはいませんが、プライベートなニュアンスが含まれてくるので、ビジネスシーンでは避けるのがベター。正解の「退社」は、入社の対義語ともなっているため、「退職」と受け取られてしまう可能性があります。こういった電話対応の際は「“本日は”退社している」という言い方で混乱を避けましょう。

マナーは進化するので時々見直しを

 ここでは、3つの戸惑いがちな対面マナーを紹介しました。しかし、マナーは時代によって変化していくものです。過去に習得したマナーを“絶対”とは思わず、周囲がどのようなマナーを採用しているかを、時々チェックするとよいでしょう。

 ビジネスマナーはお客さまとの信頼構築の第一歩。自分の振る舞いがそのまま企業のイメージとなることもあるので、油断は大敵です。

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