2021.3.9 (Tue)

ビジネスを成功に導く極意(第31回)

「伝わる」プレゼン資料作成5つの鉄則

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 テレワーク環境が当たり前になったことで、情報共有のため、より多くの資料を作成しなければならなくなりました。なかでも作成する機会が増えたのが、オンラインミーティング用のスライドです。社内への提案資料や、営業資料など「急にスライドをつくる機会が増えた」という人も多いことでしょう。そんなときに役立つ、今日から使える「見やすいプレゼン資料をつくるための基礎とコツ」を紹介します。

スライドは「1スライド、1メッセージ」で作成する

 まずはミーティングやプレゼン用のスライド作成における基本ルールについて、改めておさらいしておきましょう。

 もっとも強く意識しておきたいのが、「1スライド、1メッセージ」の大原則です。多くの場合、プレゼンテーションの聞き手は、話者のトークに注意深く耳を傾けながら、次へ次へと切り替わるスライドを目で追わなければなりません。この状態で「まとまった文章をしっかり読む」のは、ほとんど不可能であると考えたほうがよいでしょう。

 スライドの情報は、読ませるのでなく「見せる」もの。そのぐらいの潔さで、まずは文字情報をそぎ落としていくことが欠かせません。スライドの価値は情報量の多さではなく、わかりやすさとデザインで決まります。極力シンプルに、見やすく、つかみやすいものにすることを心掛け、聞き手の理解を助けるようなスライドを作成しましょう。

「見せるスライド」にするための、5つの注意ポイント

 では、「見せるスライド」は、どのような点に意識して作成すればよいのでしょうか。具体的かつ重要な基本ノウハウを5つピックアップして紹介します。いずれもWindows版PowerPointを想定していますが、ほかのアプリケーションで応用可能なノウハウもあります。

(1)画像、イラスト、表組などの視覚情報を活用する
ものの様子や状態は、言葉で説明してもなかなか伝わりません。「百聞は一見に如かず」という言葉があるように、「そのものズバリの姿を見せる」のが手っ取り早く理解を促すことにつながります。「この説明は画像に置き換えられないか」といった視点をもち、グラフィカルに資料をつくることを心掛けましょう。

(2)画像やテキストの位置をとにかく揃える
画像や図形の天地左右にズレがあると、ページ全体がだらしなく、おさまり悪く見えてしまうものです。また、「この文章の頭はここで、こちらの文章の頭は少し右にずらしたところ」といったように、脳が処理しなければいけない情報量が増え、スムーズな内容理解の妨げにもなってしまいます。たかが1~2㎜のズレだと侮らず、ていねいに位置を合わせることが大切です。

(3)使用する色数は絞る
色数が多いと情報量が増え、ゴチャッとして見えがちです。使用する色は、「テーマカラー(スライド全体の印象を決める色)」、「ベースカラー(文字などに使う色)」、「アクセントカラー(特に強調したい箇所に使う色)」の3色程度に抑えるとよいでしょう。

(4)使用フォントは、「和文=メイリオ」「欧文=segoe UI」を基本にする
メイリオは、視認性を重視して開発されたシステムフォントです。「明瞭」という言葉を由来にして名づけられ、Windows Vista以降のマイクロソフト製OSに標準で搭載されてます。その名の通り見やすく可読性が高く、一般的に、「スライドはメイリオを使用して作成するとよい」と言われています。このメイリオと相性がよいとされている欧文フォントがsegoe UIです。メイリオと並んだときにバランスがよく、和文・欧文が混じった文章の読みにくさが解消されます。

(5)言い切りや体言止めやを活用し、スッキリとした文章にする
文章は、言い切りや体言止めで締めるとスッキリします。例えば、「体言止めを活用しましょう」ではなく「体言止めを活用」にする、「色数を絞るようにするとよいです」ではなく「色数を絞る」にするなど、言い回しを変えることで無駄な文字を削り、認識しやすく、わかりやすい説明文を作成できます。

 まずは上記5つの基本事項をしっかり意識して、資料を作成しましょう。また、インターネットや書籍でスライドの作例を見ることも有用です。実際に企業へのプレゼンに使用されたスライドを確認すれば、新規の提案をする際に注力すべきポイントがわかりますし、ビジネス系のリサーチャーが作成したスライドを見れば、図表を効果的に理解させるためのノウハウが学べます。目的に照らし合わせて作例を探し、目を通しておくことをおすすめします。

効率よくスライドを作成するための、便利な小ワザあれこれ

 最後に、覚えておくと便利なPowerPointの便利機能について紹介しましょう。

 意外と知らない人が多いのが、「画像圧縮」機能です。圧縮したい画像を指定して、「書式」メニュー→「図の圧縮」を選択すれば、PowerPoint上で画像の容量を小さくすることができます。

 ひとつのスライドを社内用や社外用などに使い回したいときに便利なのが「目的別スライドショー」です。「スライドショー」メニュー→「目的別スライドショー」をクリックし、元のスライドから使いたいスライドだけを選択しましょう。ひとつのファイルのなかに「社内用」「社外用」などの複数のバージョンを保存しておくことができ、一度保存すればワンクリックで目的に合わせたスライドショーが展開できます。

 他に「フォントを大きくするときのショートカットキーは『Ctrl+Shift+>』、小さくするときは『Ctrl+Shift+<』」「新しいスライドを追加するときのショートカットキーは『Ctrl+M』」「スライドショーを開始するときは『F5』」など、各種ショートカットを覚えておくと作業効率が上がります。

 PowerPointによるプレゼン資料はテレワークに欠かせないもの。便利な機能やショートカットを活用しつつ、より手早く、スマートに、デザインの肝を押さえた有用なものを作成したいところです。

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