ワードでは作成した文書にパスワードを設定することにより、閲覧や上書きを制限する「編集の制限」という機能があります。その機能は、上書きしてほしい部分と禁止の部分を混在させることも可能です。本記事では、編集の制限を用途に応じて使い分るテクニックを紹介します。
パスワード設定で閲覧を制限する
閲覧や上書きを制限する最初の方法は、パスワードを設定することです。パスワード設定により、ファイルが暗号化され、パスワードを入力しないとファイルが開けないようになります。
ワード文書にパスワードを設定するには、次のように操作します。［ファイル］タブをクリックしてバックステージビューを表示します。コマンドから［情報］→［文章の保護］の順でクリックし、［パスワードを使用して暗号化］を選択します。
ファイルを暗号化するためには、表示された［ドキュメントの暗号化］ダイアログボックスにある［パスワード］ボックスに、パスワードを入力し、［OK］をクリックします。
パスワードを確認するための［パスワードの確認］ダイアログボックスが表示されます。先程のパスワードをもう一度入力し、［OK］をクリックすれば完了です。バックステージの［情報］［文書の保護］の表示が下記のように変わります。
ここで設定したパスワードを忘れると、ファイルを開くことができなくなってしまいます。パスワードは忘れたり、紛失したりすることの無いように管理しておきましょう。
読み取り用、書き込み用で上書きを制限する
ワードでは、ファイルの保護を段階別に設定することが可能です。ファイルを開けないようにする「文書の保護」以外にも、「読み取り専用」や、「書き込み専用」などがあります。
読み取り専用は、文書の閲覧やコピーは可能ですが、内容の変更は行なえません。変更を行うと新規の［名前を付けての保存］となります。
書き込み専用は、閲覧は誰でも可能ですが、文章内容を変更して保存する際にパスワードの入力を行わないと保存されない設定です。
読み取り専用、書き込み専用の設定は、ファイル保存のオプションとして行えます。ファイル保存の際、［名前を付けて保存］ダイアログボックス下部の右側に表示される［ツール］から［全般オプション］を選択します。
［全般オプション］ダイアログボックス内にある［読み取りパスワード］、［書き込みパスワード］という両ボックスでパスワード設定が可能です。
両者のパスワードは同じものでも構いませんが、別々のパスワードを設定することもできます。
ピンポイントで文書を保護する「編集の制限」
前述の読み取り専用にはオプションで、ファイルを部分的に保護する「編集の制限」という機能があります。たとえば注文書や申込フォームなどのように必要事項は記入してほしいが、フォームの項目や罫線などを変更されたくない場合などに便利です。
業務委託契約書を例とし、2行目にある委託元と委託先の会社名もしくは氏名を書き込む部分のみ上書きを可能にする設定を説明します。
まず文書全体を読み取り専用に設定します。その後に［校閲］タブの［保護］グループにある［編集の制限］をクリックすると、［編集の制限］ダイアログボックスが表示されます。
ダイアログボックスにある［ユーザーに許可する編集の種類を指定する］チェックボックスにチェックを入れます。
チェックボックスの下にあるボックスは［変更不可（読み取り専用）］を選択。
次に上書きを可能にしたい2行目の委託元（○○ ○○）と委託先（△△ △△）の部分をドラッグで選択します。［編集の制限］ダイアログボックス内の［例外処理（オプション）］にある［すべてのユーザー］にチェックを入れます。
［編集の制限］ダイアログボックスの一番下にある［3.保護の開始］の［はい、保護を開始します］ボタンをクリックすると、［保護の開始］ダイアログボックスが表示されます。
ダイアログボックスにパスワードを入力と確認で2度入れて、［OK］をクリックして完了です。
例外オプションを設定した箇所は、黄色に表示されます。これにより書き込みをするべき場所がわかりやすくなるので、文書の保護以外でもメリットのある機能です。
このように相手の誤操作を防ぐ目的で［編集の制限］を活用すれば、ワード業務の効率化が図れますので、実践してみてください。
連載記事一覧
- 第1回 10分で作るエクセル見積書 2016.02.01 (Mon)
- 第2回 パワーポイントで「魅せる文書」を作ろう 2016.02.01 (Mon)
- 第3回 テンプレートを活用しよう（ワード編） 2016.02.01 (Mon)
- 第4回 エクセルの作業効率をあげよう 2016.02.01 (Mon)
- 第5回 パワーポイントのアウトライン機能を活用しよう 2016.02.01 (Mon)
- 第6回 エクセルのグラフを活用しよう 2016.02.01 (Mon)
- 第7回 パワーポイントにメディアを埋め込もう（前編） 2016.02.01 (Mon)
- 第8回 パワーポイントにメディアを埋め込もう（後編） 2016.02.01 (Mon)
- 第9回 関数を使って請求書を作ろう 2016.02.01 (Mon)
- 第10回 エクセルの便利な機能「ユーザー設定のビュー」を活用しよう 2016.02.01 (Mon)
- 第11回 エクセルシートのセルの設定を変更されたくない場合は「シートの保護」を使おう 2016.02.01 (Mon)
- 第12回 エクセル入力作業を効率化するショートカット8選 2016.02.01 (Mon)
- 第13回 エクセルの便利な機能「ウィンドウ枠の固定」を活用しよう！ 2016.02.01 (Mon)
- 第14回 エクセルで1行おきに行の背景色を変える方法（「条件付き書式」の利用） 2016.02.01 (Mon)
- 第15回 エクセルで日付の書式を「ユーザー定義」で条件に応じて変更する方法 2016.02.01 (Mon)
- 第16回 添削にはワードの「変更履歴の記録」を活用しよう 2016.05.12 (Thu)
- 第17回 よく使う単語をユーザー辞書に登録して効率アップ 2016.05.23 (Mon)
- 第18回 ワードで作成した請求書に合計金額を自動で入れる 2016.06.16 (Thu)
- 第19回 ワードでつくった案内状に宛名を差し込み印刷しよう 2016.06.23 (Thu)
- 第20回 印刷されない文字「隠し文字」を活用しよう 2016.07.11 (Mon)
- 第21回 簡単ステップでワードにグラフを挿入しよう 2016.07.26 (Tue)
- 第22回 エクセルで売り上げ予測を立てて目標を設定する 2016.08.09 (Tue)
- 第23回 エクセルを使ってリピートユーザーの売上を判別する 2016.08.29 (Mon)
- 第24回 画像圧縮でパワーポイントのファイル容量を減らそう 2016.09.06 (Tue)
- 第25回 パワーポイントのスライドショーを「ペン」で強調！ 2016.09.27 (Tue)
- 第26回 エクセルで月ごとの売上推移を管理する 2016.10.11 (Tue)
- 第27回 イベントのアンケート結果をエクセルで分析する 2016.10.24 (Mon)
- 第28回 エクセルを1枚で印刷したい、共有したい時の解決法 2016.11.14 (Mon)
- 第29回 エクセルで宛名にフリガナを付け簡単に並び替える方法 2016.11.28 (Mon)
- 第30回 入力するだけ！意外に便利なエクセル関数 2016.12.12 (Mon)
- 第31回 エクセルの「プルダウン」機能を使いこなそう！ 2016.12.26 (Mon)
- 第32回 Webサイトの「階層」をエクセルで改善する方法 2017.01.16 (Mon)
- 第33回 簡単かつ見やすい！特定のセルを自動で強調する方法 2017.01.27 (Fri)
- 第34回 見やすいエクセルを作る「書式設定」6つのポイント 2017.02.07 (Tue)
- 第35回 エクセルで「重複削除」を使いこなす 2017.02.22 (Wed)
- 第36回 エクセルデータの抽出なら「フィルター」機能が便利 2017.03.08 (Wed)
- 第37回 図表作りの強い味方「SmartArt」を快適に使うコツ 2017.03.15 (Wed)
- 第38回 ワードの誤記を簡単に修正「校閲機能」を活用しよう 2017.04.05 (Wed)
- 第39回 作業スピードが大幅アップ！ワードのTips集 2017.04.19 (Wed)
- 第40回 画像を使い過ぎて容量が大きいファイルを軽量化する 2017.05.15 (Mon)
- 第41回 プレゼンをスマートにするパワーポイント操作法 2017.05.22 (Mon)
- 第42回 ワード文書を本のようなレイアウトで表示する 2017.06.05 (Mon)
- 第43回 エクセルのクイック分析でデータを視覚化する 2017.06.13 (Tue)
- 第44回 ワード文書に図や写真をセンスよく挿入する方法 2017.07.04 (Tue)
- 第45回 エクセルで作業効率を上げるキーボードショートカット集 2017.07.20 (Thu)
- 第46回 データに合わせた最適なグラフをエクセルで作る 2017.08.02 (Wed)
- 第47回 SmartArt機能でワード文書にフローチャートを作成 2017.08.18 (Fri)
- 第48回 あいさつ文は自動入力機能で！ワードの効率アップ術 2017.09.01 (Fri)
- 第49回 顧客リストや住所録に使えるエクセルの入力機能 2017.09.13 (Wed)
- 第50回 うっかり上書きを防止するワードの編集の制限 2017.10.03 (Tue)
- 第51回 エクセルのテーブル機能を5分でマスターする 2017.10.16 (Mon)
- 第52回 ワードの機能でプロにも負けない画像編集を実現！ 2017.11.06 (Mon)
- 第53回 オフィス365のワンノートで作業効率を劇的にアップ! 2017.11.13 (Mon)
- 第54回 エクセルの「数える」関数を覚えて効率化を実現 2017.11.27 (Mon)
- 第55回 セル内の情報を分割してエクセル表を自由自在に操る 2017.12.11 (Mon)
- 第56回 エクセルのアイコンセットで見やすい表をつくる 2017.12.19 (Tue)
- 第57回 トレース機能で、数式の参照先を見える化 2017.12.25 (Mon)
- 第58回 エクセルのエラーチェック機能を活用してミスを防ぐ 2018.01.12 (Fri)
- 第59回 ワードの便利な表機能を使いこなそう 2018.01.24 (Wed)
- 第60回 パワーポイントのズーム機能で、プレゼン力アップ！ 2018.02.07 (Wed)
- 第61回 エクセルの「セルの読み上げ」機能で見落としを削減 2018.02.13 (Tue)
- 第62回 エクセルのセルを関数、フラッシュフィルで結合 2018.02.19 (Mon)
- 第63回 タブレットでエクセル操作時に絶対覚えたい便利技 2018.02.26 (Mon)
- 第64回 エクセルの3Dマップで見栄えする地図グラフを作ろう 2018.03.05 (Mon)
- 第65回 エクセルの共同編集機能で効率的に作業を進めよう 2018.03.13 (Tue)
- 第66回 パワーポイントの蛍光ペン機能で見やすい資料作りを 2018.03.20 (Tue)
- 第67回 フォーム機能を使ってエクセルの入力時間を短縮！ 2018.03.28 (Wed)
- 第68回 ワード文書の全角・半角を簡単に統一するテクニック 2018.04.06 (Fri)
- 第69回 エクセルで修正指示がきちんと伝わるコメント機能 2018.04.10 (Tue)
松崎 美穂
大学卒業後、外資系ソフトウェアベンダーへ入社。インストラクター、コンサルタントとして約5年在籍。その後フリーとなり、インストラクター経験を活かし、各種ソフトウェアの操作説明作成、カスタマーサポート、Office製品・パソコンインストラクターなどの業務に従事。2児の母。趣味はピアノ。
