仕事を依頼するときの英語表現

posted by Mayuko

　少子高齢化により国内の労働力が減少傾向にあるなか、海外へアウトソーシングを行う企業が増えていると言われています。その様な時も、スムーズに仕事を依頼するための表現をいくつかご紹介します。

面識の無い相手に電話で依頼をする場合

　今まで取引の無い相手と新しい取引を始める場合、メールや書面で済ませるよりも、電話でこちらの意図を明確に伝える方が得策と言えます。そこで、初めての相手に電話する際の会話の例を挙げてみましょう。

Hello. I’d like to speak to John Smith, please?
（もしもし、ジョンスミスさんをお願いしたいのですが。）

　面識の無い相手を呼び出す場合、通常はフルネームが用いられます。ここで気をつけたいのは、MrやMrsなどの敬称は使わないという点です。フルネームに敬称がつくと不自然に丁寧すぎる感じがして、セールスや警察からの電話かもしれないという印象を与え、相手に警戒心を持たれかねません。

Speaking.
（はい、私ですが）

　本人が電話に出た場合、ほぼ100％この「Speaking」という返答が返ってきます。日本語を直訳した「It’s me」や「 I am John」などの答えを期待していると戸惑うことになるので、覚えておくと便利でしょう。

My name is Taro Yamada. I’m the component import manager for Yotsui Computer Industries in Tokyo, Japan. I’d like to discuss the possibility of your company supplying microchips for us.

（私は山田太郎と申します。日本の東京にある四ツ井コンピューターという会社の部品輸入部門の主任を務めております。この度御社にマイクロチップの製造をお願いできるかどうか、ご相談したくお電話しました。）

　初めての電話では、名前と会社、肩書き、用件を、明瞭簡潔に伝えましょう。
ちなみに、最初に本人以外の人が電話に出た場合、以下のような応対が考えられます。

I’ll put you through. One moment.
（つなぎますので少々お待ちください。）

He is not here at the moment. Could I take a message?

（ただ今席を外しております。伝言をお預かりしましょうか？）

事前にメールで用件を伝え、後日電話する場合

　面識の無い相手に対しては、いきなり電話をするよりも、まずはメールで用件を伝えておいた方が無難かもしれません。その場合のメールの書き出しの例をご紹介します。

Dear John Smith
（ジョンスミス様）

I’d like to enquire about the possibility of Smith Company supplying microchips for Yotsui Computer Industry in Tokyo, Japan.

（この度、スミス社に、日本の東京にある四ツ井コンピューターへのマイクロチップ提供を依頼できるかどうかに関して、問い合わせたくメール致しました。）

　電話の場合と違い、メールでの書き出しには自己紹介は必要ありません。文末に肩書きと名前、連絡先を書くのが一般的です。

　次に、メールをした翌日に電話をした際の会話の例を挙げてみましょう。

Hi John, it’s Taro from Yotsui Computer Industry in Tokyo. I sent you an email yesterday.
（やあジョン、四ツ井コンピューターの太郎です。昨日そちらにメールを送ったのですが。）

Oh, yes, Hi Taro.
（ああ、どうも、こんにちは太郎）

I just wanted to check that you received my email regarding your company supplying us with microchips.
（御社から我が社へのマイクロチップの提供について昨日メールをしたのですが、その件について確認のためお電話しました。

　一度メールを送っただけの相手ではありますが、ビジネスを始める上では対等な関係であることを示すために、MrやMrsなどの敬称は付けずに、ファーストネームで呼ぶことが一般的です。

緊急の用件がある場合

　既に取引がある相手に対して、緊急の用件がある場合の表現法の一例です。

Hi John, it’s Taro from Yotsui Computer Industry. I know it is short notice, but we’d like to increase our order for next month by 50 boxes. So that is a total of 150 boxes. Is that possible?
（やあジョン。四ツ井コンピューターの太郎です。急な話で申し訳ないのですが、来月の納品を50箱増量して、合計で150箱にしてもらいたいのですが、可能でしょうか？）

　急な用件で申し訳ないという気持ちを伝えつつ、ぜひお願いしたいという場合、「I know it is short notice, but…」という言い方が便利です。

　SpeakingやListeningよりもWritingやReadingが得意な傾向がある日本人には、メールで済ませられるならできるだけ電話は避けたいという思いがあるかもしれません。しかし、日本以外のほとんどの国の人々は、日本人ほど几帳面ではありません。メールの返事も即座に来ないことが多々あります。そういった意味でも、重要な事柄はやはり電話で直接話すのが一番良いでしょう。