ビジネスにおいてコミュニケーションツールの主流となっているメールは、電話より効率的に多くの人とコミュニケーションが取れるというメリットで普及してきました。しかし普及すると、メールの送受信に日々追われて、業務時間を侵食されるという声がビジネスパーソンから多く寄せられています。なかにはメール処理のために、残業を余儀なくされている人もいるほど。ここでは、メールのために残業するという悪循環から脱するためのメール処理術を紹介します。
メールの多い人は残業も増える
メールを書いたり読んだりすることは、ビジネスにおいて主要なコミュニケーション手段の1つです。しかし、メールの作成や確認に多くの業務時間を費やす人が増えています。一般社団法人 日本ビジネスメール協会による「ビジネスメール実態調査2017」という調査では、メールの作成時間と残業時間は比例するという結果が出ました。
その調査によると、残業が多いと感じることが「よくある」「たまにある」という人は、メール1通の作成時間が平均で7分、1日の平均送信数が14.02通でした。一方、残業が「ほとんどない」「まったくない」という人のメール1通の作成時間は平均6分で、1日の平均送信数が11.48通という結果が出ています。
残業が多いと自覚している人は、毎日メールの送信だけで1時間30分以上(7分×14.02通=98.14分)費やしているのに対し、少ない人は1時間強(6分×11.48通=68.88分)となり、その差は30分です。
送信だけではなく、受診のメールを読む作業も業務時間を圧迫します。日本ビジネスメール協会によれば、ビジネスパーソンは1日平均で39.28通ものメールを受け取り、約半数の47.93%の人が、1日10回以上メールチェックを行っているそうです。
調査結果を見ても、メール送受信は業務時間でかなりの時間を占めていることがわかります。そこでメールの作成とチェックに費やしている時間を短縮して、残業時間の削減につなげましょう。
メールの時間短縮術
まず、メールを作成する際のテクニックについて紹介します。具体的には、「テンプレート思考」を導入して作成時間を短縮しましょう。あいさつや締めなど、ビジネス文書で定形があるものは、全文字を入力してから変換するのではなく、日本語入力ソフトウェア(IME)の予測入力や、メールソフトの定型文機能を活用して入力回数を削減するのです。
IMEの予測入力機能をオンにすると、1~3文字を入力すれば変換候補が表示されるようになります。たとえば「いつも」と入力すれば、「いつもお世話になっております」が表示されるようにします。予測入力は変換の頻度が高いものほど、変換候補の上位に表示される学習機能を備えたものが多いです。
また個人情報管理ソフトのアウトルックなどが搭載しているメールの定型文機能は、複数の文や改行、空白などの編集された部分まで登録できます。冒頭のあいさつだけでなく、締めのあいさつや署名なども含めて登録すれば、メール作成の時間短縮化が図れるでしょう。
次に、メールを読む時間を短縮する方法です。その方法とは、ずばりメールチェックの頻度を減らすこと。チェックのタイミングを1時間に1回とするなど、自分の業務状況に合わせてチェック頻度を決めることで、業務に取り掛かる時間とメールを読む時間を区別でき、集中して読むことができます。
相手の時間も無駄にしないメールの書き方
もう一歩踏み込んで、送ったメールを読む相手への気配りを考えてみましょう。
ビジネス文書の基本は、簡潔にまとめることです。しかし、もう少し詳しく説明したほうが誤解はないと考え、気がつくと多忙な相手に20~30行に及ぶメールを送ってしまった経験のある人は多いでしょう。くどくなった説明が、逆に要点をつかむことを苦労させ、ストレスを与えるばかりでなく、自分や自社に対する印象を下げることにもなりかねません。
メールの内容を分かりやすくするには、伝えたいメッセージを明確にすることです。ビジネスに関するメールには、必ず「テーマ」と「相手に期待する反応・行動」が含まれています。これら2つを件名や本文冒頭などに記載することで、相手はストレスなく、次に取るべき行動を理解しやすいようにできるのです。
たとえば、件名を「【要返信10/15まで】○○会議日程調整について」として、メッセージ内容のダイジェストのようにすれば、開封をしなくても内容を察することができます。もし件名に収まらないようなら、本文の文頭にテーマと反応・行動を記載しておきましょう。
ここで紹介したテクニックを使ってメールの送受信にかかる時間を短縮できれば、日常業務の効率が高められ、残業時間を削減できるかもしれません。さらには自分だけでなく、相手の無駄な時間を減らすことに想像を巡らして業務効率の改善を図りましょう。
【関連記事】
http://businessmail.or.jp/archives/2017/06/02/7246
http://www.itmedia.co.jp/business/articles/1706/02/news090.html
http://www.risewill.co.jp/blog/archives/6580
連載記事一覧
- 第1回 挨拶の語源2016.2.1 (Mon)
- 第2回 室内でも熱中症に。「かくれ脱水」に注意2016.2.1 (Mon)
- 第3回 仕事が絶望的に非効率化する7つの方法2016.2.1 (Mon)
- 第4回 会話のコツは「たちつてとなかにはいれ」2016.2.1 (Mon)
- 第5回 「知識」を「知恵」に変えて生かそう2016.2.1 (Mon)
- 第6回 営業を成功に導く13のルール2016.2.1 (Mon)
- 第7回 桜にまつわるエトセトラ2016.2.1 (Mon)
- 第8回 「習慣整備」で、良い習慣を身に付けよう2016.2.1 (Mon)
- 第9回 名言をビジネスに活かそう!!2016.2.1 (Mon)
- 第10回 質問する力を鍛えよう2016.2.1 (Mon)
- 第11回 十年一昔を考えよう2016.2.1 (Mon)
- 第12回 「打たれ弱い」を変える方法2016.2.1 (Mon)
- 第13回 意外なトリビア知っていましたか?2016.2.1 (Mon)
- 第14回 雨の日をビジネスチャンスに!2016.2.1 (Mon)
- 第15回 珈琲が仕事にもたらす良い効果!?2016.2.1 (Mon)
- 第16回 色がもつ効果をいかそう!!2016.2.1 (Mon)
- 第17回 データだけではないバックアップの重要性2016.2.1 (Mon)
- 第18回 良い睡眠をとろう!2016.2.1 (Mon)
- 第19回 会議の結論が見当外れに終わる理由2016.2.1 (Mon)
- 第20回 何かを成し遂げるのに年齢は関係ない!?2016.2.1 (Mon)
- 第21回 読書の秋。少しの変化で、より実りある読書に!2016.2.1 (Mon)
- 第22回 観察する力を育て、違いの分かるビジネスマンに!2016.2.1 (Mon)
- 第23回 集中力を高めよう!!2016.2.1 (Mon)
- 第24回 ワークライフバランスを考える2016.2.1 (Mon)
- 第25回 うまく習慣化するコツ2016.2.1 (Mon)
- 第26回 意外と知らない制度について2016.2.1 (Mon)
- 第27回 有意義に一年を振り返る方法2016.2.1 (Mon)
- 第28回 世界の成人式について2016.2.1 (Mon)
- 第29回 チームワークを考えよう2016.2.1 (Mon)
- 第30回 ユニークな制度を取り入れている企業6選2016.2.3 (Wed)
- 第31回 スティーブ・ジョブズに学ぶ「プレゼン成功の法則」2016.2.17 (Wed)
- 第32回 トヨタ式「整理整頓」を意識して仕事の効率化を図る2016.3.2 (Wed)
- 第33回 脳を活性化する7つの方法2016.3.16 (Wed)
- 第34回 有名企業経営者の愛読書2016.3.30 (Wed)
- 第35回 教え上手になるコツを学んで、頼りがいのある上司に2016.4.5 (Tue)
- 第36回 意外と知らない!旬のビジネス用語10選2016.4.13 (Wed)
- 第37回 「見た目のよさ」は自己プロデュースできる2016.4.20 (Wed)
- 第38回 「残業ゼロ」にこだわる社長たち2016.4.27 (Wed)
- 第39回 ビジネスパーソンにおくりたい名言集2016.5.11 (Wed)
- 第40回 印象を左右する効果的な色の使い方2016.5.18 (Wed)
- 第41回 ビジネス脳を鍛えるスロージョギングの魅力とは2016.5.25 (Wed)
- 第42回 ポジティブに捉えるジェネレーションギャップ2016.5.31 (Tue)
- 第43回 SMAP中居正広に学ぶ、今必要とされるリーダー像2016.6.15 (Wed)
- 第44回 朝の習慣で人生が変わる2016.6.22 (Wed)
- 第45回 怒りを自在にコントロールする秘訣2016.6.27 (Mon)
- 第46回 インセンティブで人をやる気にさせる2016.6.29 (Wed)
- 第47回 三日坊主を卒業! やろうと決めたことを続ける方法2016.7.7 (Thu)
- 第48回 イチローや羽生善治に学ぶ、スランプ脱出のコツ2016.7.19 (Tue)
- 第49回 心理学とメンタリズムで人間関係をスムーズに2016.7.26 (Tue)
- 第50回 自分で決断できるようになるコツ2016.7.28 (Thu)
- 第51回 朝カレーが「やる気モード」を作りだす理由2016.8.4 (Thu)
- 第52回 通勤時間を有意義に過ごすための方法とは2016.8.10 (Wed)
- 第53回 ランチタイムの過ごし方がビジネスの成否を分ける2016.8.18 (Thu)
- 第54回 休み明けでも仕事モードに入れる5つの方法2016.8.25 (Thu)
- 第55回 都知事選に勝利した小池百合子に学ぶイメージ戦略術2016.8.30 (Tue)
- 第56回 仕事を早く終わらせる人がやっている10のコツ2016.9.7 (Wed)
- 第57回 午後も集中力をキープする、優秀なお菓子とは?2016.9.14 (Wed)
- 第58回 新聞記者に学ぶ、“使える”メモを書く技術2016.9.21 (Wed)
- 第59回 会ったその日にアポを取る3つのポイント2016.10.5 (Wed)
- 第60回 自分のペースで実践する「朝活」が人生を豊かにする2016.10.12 (Wed)
- 第61回 休んでも疲れが取れない……原因は「脳」の疲労かも2016.10.19 (Wed)
- 第62回 完全に覚える必要はない?効率的に暗記する方法2016.10.26 (Wed)
- 第63回 スタバに学ぶ、顧客に嫌われないツイッター運用術2016.11.2 (Wed)
- 第64回 仕事が早い人がやっている4つの習慣2016.11.9 (Wed)
- 第65回 実は逆効果かも!?間違いだらけのストレス解消法2016.11.16 (Wed)
- 第66回 「何もしない」瞑想の時間がくれるもの2016.11.30 (Wed)
- 第67回 仕事中にガムを噛むことで得られるメリット2016.12.7 (Wed)
- 第68回 5時間労働で8時間労働よりも成果を出す企業がある2016.12.8 (Thu)
- 第69回 第一印象アップでチャンスをつかむ3つのポイント2016.12.9 (Fri)
- 第70回 LINEをビジネスで使うのはアリ?ナシ?2016.12.14 (Wed)
- 第71回 なぜ若手は会社の飲み会が「嫌い」なのか?2016.12.27 (Tue)
- 第72回 挫折しがちな「新年の抱負」を実現させる3つの方法2017.1.5 (Thu)
- 第73回 安倍首相はなぜトランプ氏にドライバーを贈ったのか2017.1.17 (Tue)
- 第74回 4月から始まる新しい税制を営業トークに使う方法2017.1.31 (Tue)
- 第75回 高齢者の定義が「65歳」から「75歳」に変わる?2017.2.9 (Thu)
- 第76回 青学大・原監督が目指す「優秀な駒」がいないチーム2017.2.15 (Wed)
- 第77回 ドナルド・トランプの実業家としての力量とは2017.2.23 (Thu)
- 第78回 早く歩く人ほど年収が高く、遅い人ほど低い!?2017.2.24 (Fri)
- 第79回 NASAやGoogleも推奨、脳の疲れには「仮眠」が効く2017.3.2 (Thu)
- 第80回 トラブルは未然に防ぐ!職場内のセクハラ防止対策2017.3.3 (Fri)
- 第81回 唐朝の皇帝から優れたリーダー論を学ぶ2017.3.22 (Wed)
- 第82回 新入社員を迎える前に気をつけたいこと2017.3.29 (Wed)
- 第83回 やる気がない?価値観が異なる新人にどう対応するか2017.4.12 (Wed)
- 第84回 新生活の「食生活の乱れ」が仕事の効率を悪化させる2017.4.20 (Thu)
- 第85回 財布がパンパンな人は、仕事ができない?2017.4.24 (Mon)
- 第86回 オフィスでも起こりうる「エコノミークラス症候群」2017.4.28 (Fri)
- 第87回 仕事で疲れた時は「コーヒー」よりも「紅茶」!?2017.5.2 (Tue)
- 第88回 仙台を繁栄させた、伊達政宗の“一手先を行く”経営術2017.5.9 (Tue)
- 第89回 急に倒れたときの備え「救急医療情報キット」2017.5.23 (Tue)
- 第90回 快眠の妨げになる、翌日への緊張や不安を静める方法2017.5.29 (Mon)
- 第91回 飲食店完全禁煙に喫煙者も賛成!? 今どきの喫煙事情2017.6.1 (Thu)
- 第92回 働き方改革は社長だけでなく、社員の意識改革も重要2017.6.14 (Wed)
- 第93回 「五月晴れ」から学ぶ、季節の言葉の正しい使い方2017.6.19 (Mon)
- 第94回 ドライクリーニングは化学やけどの恐れが!予防法は?2017.6.23 (Fri)
- 第95回 飲みすぎ注意!こんなに怖い「ペットボトル症候群」2017.6.28 (Wed)
- 第96回 クールビズを正しく知り、着こなし方をマスター!2017.7.6 (Thu)
- 第97回 初対面の人に「また会いたい」と思わせる態度とは2017.7.11 (Tue)
- 第98回 パフォーマンスを高める脳のゴールデンタイムとは?2017.7.24 (Mon)
- 第99回 ビジネスパーソンが実践すべき3つの正しい姿勢とは2017.7.26 (Wed)
- 第100回 ほとんどの企業が対象に!?改正個人情報保護法とは2017.7.31 (Mon)
- 第101回 できるビジネスパーソンは感謝の言葉を欠かさない2017.8.15 (Tue)
- 第102回 集中力を自在に高めるストレスとリラックスとは?2017.8.21 (Mon)
- 第103回 トヨタ流「深く考える」仕事術を身に付ける2017.8.22 (Tue)
- 第104回 誰でも説明上手になれる、たった1つの法則2017.8.29 (Tue)
- 第105回 アスリートから学ぶ、メンタルを強くする方法2017.9.7 (Thu)
- 第106回 政治家も実践!短期間で自分を売り込むテクニック2017.9.13 (Wed)
- 第107回 週刊文春編集長に学ぶ、人脈づくりの秘訣2017.9.20 (Wed)
- 第108回 こんな行為も危険! SNSのネットリテラシー最新事情2017.9.25 (Mon)
- 第109回 こんな行為もNG!マタハラ防止措置義務化に備えよう2017.10.5 (Thu)
- 第110回 デキるビジネスパーソンは質問方法を使い分ける2017.10.12 (Thu)
- 第111回 今さら聞きにくいビジネスメールの効率アップ術2017.10.19 (Thu)
- 第112回 苦手な人を避けるのは損!?克服へのちょっとしたコツ2017.10.25 (Wed)
- 第113回 幸福に必要な金融、人的、社会という「3つの資本」2017.11.9 (Thu)
- 第114回 あなたの仕事は近い将来、人工知能に奪われる!?2017.11.15 (Wed)
- 第115回 「病は気から」の科学解明で、突然死の予測が可能に2017.11.21 (Tue)
- 第116回 部下を成長させるヤフーの「1on1ミーティング」とは2017.11.22 (Wed)
- 第117回 アイディア出しに最適!思考整理はマインドマップで2017.12.6 (Wed)
- 第118回 業務効率UPにはマルチでなくシングルタスクが有効!?2017.12.13 (Wed)
- 第119回 あなたは大丈夫?間違えやすいカタカナビジネス用語2017.12.20 (Wed)
- 第120回 自衛隊流!自信のない人が自信を持てる思考術2018.1.11 (Thu)
- 第121回 あなたは大丈夫?「受け取りました」の正しい敬語2018.1.15 (Mon)
- 第122回 中高年は睡眠が認知症の予防に!?2018.1.22 (Mon)
- 第123回 これは便利!AIで私たちの生活はこう変わる2018.1.25 (Thu)
- 第124回 経営危機は「ハインリッヒの法則」で未然に防げる2018.2.5 (Mon)
- 第125回 短時間で自分の言いたいことをわかりやすく伝える技2018.2.15 (Thu)
- 第126回 高い目標を達成する「原因と結果の法則」のマインド2018.2.28 (Wed)
- 第127回 潜在需要の掘り起こし方を、オンデマンド保険から学ぶ2018.3.6 (Tue)
- 第128回 「人生100年時代」を生きるために必要な3つの資産2018.3.8 (Thu)
- 第129回 交通事故の死亡者数を上回るヒートショックに注意!2018.3.15 (Thu)
- 第130回 歯周病が心臓病の原因に!? 正しい歯のケア方法とは2018.3.22 (Thu)
- 第131回 ブルーマンデー症候群は休日の過ごし方で解消2018.4.13 (Fri)
- 第132回 初対面で良い印象を与えるキーワードは「3」2018.4.17 (Tue)
- 第133回 意図が伝わる話し方に必要な4つのポイント2018.4.23 (Mon)